Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển – Vận Tải Nhanh

Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển là hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp, có vai trò quan trọng khi tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế.

Xuất khẩu hàng hóa đường biển không những thúc đẩy sản xuất hàng hóa mà còn mang lại nguồn thu lớn cho Doanh nghiệp. Chất lượng hàng hóa được xem như điều kiện cần thì việc vận chuyển một lô hàng đến nước nhập khẩu được trọn vẹn sẽ là điều kiện đủ.

Vậy để làm sao cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa qua nước nhập khẩu được thuận lợi, tạo tiền đề cho những đơn hàng tiếp theo thì Quy trình xuất khẩu hàng hóa dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hoạt động này.

Trong quy trình gồm nhiều bước có quan hệ chặt chẽ với nhau, bước trước là cơ sở, tiền đề để thực hiện tốt bước sau.

Bước 1: Xin giấy phép xuất khẩu

Giấy phép xuất nhập khẩu là một chứng minh tính hợp pháp, cho phép các hàng hóa dịch vụ trong nước có thể đem trao đổi buôn bán với các đất nước khác.Nếu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu thì phải làm bước này với cơ quan hữu quan tương ứng. Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

– Những mặt hàng không phải chịu quản lý thì được xuất khẩu bình thường.

Bước 2: Ký hợp đồng xuất khẩu

Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên

Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người bán Việt Nam biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo.

Bước 3: Kiểm tra L/C

Trong trường hợp thanh toán L/C.

+ Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C)

Hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng doanh nghiệp xuất khẩu phải đôn đốc người mua phía nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn đã thoả thuận, sau khi nhận L/C phải kiểm tra L/C có khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó.

– Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại, rồi ta mới giao hàng.

– Sau khi giao hàng phải nhanh chóng thu thập bộ chứng từ, chính xác phù hợp với L/C về nội dung và hình thức.

+ Thanh toán bằng phương thức nhờ thu.

Hợp đồng xuất khẩu yêu cầu thanh toán bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng đơn vị doanh nghiệp phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền của đối tác.

Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác phù hợp với hợp đồng mà hai bên đã lập, nhanh chóng chuyển cho ngân hàng, nhằm chóng thu hồi vốn

Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất khẩu

– Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã kí.

– Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn. Vì thế chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng.

– Cơ sở pháp lí để làm việc đó là kí kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất khẩu với các chân hàng.

– Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng,…Nhằm thực hiện theo đúng thời hạn hợp đồng xuất khẩu hàng hoá đã kí kết.

– Hàng hóa:

• Tự sản xuât
• Thuê ngoài
• Gia công: trong nước hoặc nước ngoài
• Kiểm tra chất lượng hàng hoá

Trước khi giao hàng, nhà xuất khẩu phải có nghĩa vụ kiểm tra hàng: Phẩm chất, trọng lượng, bao bì…vì đây là công việc cần thiết quan trọng nhờ có công tác này mà quyền lợi khách hàng được đảm bảo.

Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu, phân định trách nhiệm của các khâu trong sản xuất cũng như tạo nguồn hàng đảm bảo uy tín cho nhà xuất khẩu và nhà sản xuất trong quan hệ buôn bán.

Công tác kiểm tra hàng xuất khẩu được tiến hành ngay sau khi hàng chuẩn bị đóng gói xuất khẩu tại cơ sở.

Hàng kiểm tra tại cửa khẩu do khách hàng trực tiếp kiểm tra hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên.

Bước 5: Book tàu + Mua bảo hiểm hàng hoá

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, việc thuê phương tiện vận tải dựa vào những điều khoản của hợp đồng xuất khẩu hàng hoá:

– Ai là người thuê tàu:

• Thuê tàu trực tiếp: Book trực tiếp với hãng tàu
• Thuê tàu gián tiếp: Book thông qua FWD.

– Dựa vào đặc điểm hàng hoá xuất khẩu: là loại hàng gì, hàng nhẹ cân hay hàng nặng cân, hàng dài ngày hay hàng ngắn ngày, điều kiện bảo quản đơn giản hay phức tạp…

– Dựa vào số lượng hàng hóa để chọn số lượng

– Những yếu tố ảnh hưởng đến việc book tàu:

– Thời gian: lịch tàu, giá cước

– Cảng đi, cảng đến.

– Bảng báo giá.

– Nếu xuất CIF:

• Nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển.
• Chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: thường là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.

– Với điều kiện FOB:

• Hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu.
• Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho bạn thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.

– Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để bạn làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng.

– Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking lên văn phòng của họ để đổi ra lệnh cấp vỏ. Một số hãng cho phép chủ hàng in Booking ra rồi xuống thẳng bãi lấy vỏ (không cần đổi ra lệnh cấp vỏ). Hãng khác thì phải thêm bước gửi file Booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.

– Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng. Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới (mất phí).

– Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)

– Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

• Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

– Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

– Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.

– Khi tàu chạy, bên vận chuyển sẽ gửi cho bạn Vận đơn gốc (Original B/L). Nhiều trường hợp, chủ hàng yêu cầu vận đơn giao hàng bằng điện (Telex B/L / Surrender B/L), thường phải nộp thêm 1 khoản phí, gọi là phí Telex Fee .

• Mua bảo hiểm:

Chuyên chở hàng hoá xuất khẩu thường xuất hiện những rủi ro, tổn thất vì vậy việc mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu là một cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho hàng hoá xuất khẩu trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu của mình tại các công ty bảo hiểm.

– Ký hợp đồng bảo hiểm bao.

Doanh nghiệp căn cứ vào kế hoạch của mình để ký hợp đồng bảo hiểm ngay từ đầu năm sẽ bảo hiểm cho toàn bộ kế hoạch năm đó. Khi có hàng xuất khẩu doanh nghiệp gửi thông báo đến công ty bảo hiểm, công ty bảo hiểm sẽ cấp hoá đơn bảo hiểm.

– Ký hợp đồng bảo hiểm chuyến:

Chủ hàng xuất khẩu gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là “giấy yêu cầu bảo hiểm”. Trên cơ sở này chủ hàng xuất khẩu và công ty bảo hiểm ký kết hợp đồng bảo hiểm, để ký kết hợp đồng bảo hiểm, cần nắm vững các điều kiện bảo hiểm sau:

+ Bảo hiểm điều kiện A: bảo hiểm mọi rủi ro.

+ Bảo hiểm điều kiện B: bảo hiểm tổn thất riêng.

+ Bảo hiểm điều kiện C: bảo hiểm miễn tổn thất riêng.

– Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm dựa vào các căn cứ sau:

Điều khoản ghi trong hợp đồng, tính chất hàng hoá, tính chất bao bì và phương thức xếp hàng, loại tàu chuyên chở.

Bước 6: Chuẩn bị chứng từ

Chứng từ kiểm dịch, kiểm định, H/C, khử trùng.

– Kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật:

+ Kiểm dịch động vật là những sản phẩm động vật ở trên bờ.

+ Kiểm dịch động vật là những sản phẩm động vật ở dưới nước.

– Kiểm định chất lượng, số lượng hàng hóa, khối lượng, bao bì đóng gói

– Bộ hồ sơ khử trùng

– Bộ hồ sơ bảo hiểm ( nếu có)

– Bộ hồ sơ xin giấy HC

– Bộ hồ sơ khai báo hàng nguy hiểm.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan

– Doanh nghiệp Việt Nam có thể khai bất kỳ chi cục nào miễn thuận tiện

– Doanh nghiệp nước ngoài chỉ khai tại chi cục hải quan quản lý hàng đầu tư

– Doanh nghiệp nằm trong KCN, KCX nào thì khai tại Chi cục quản lý hải Quan năm trong KCN, KCX đó.

– Bán hàng vào KCN, KCX làm TTHQ tại chi cục hải quan nằm trong KCN, KCX đó

Thủ tục hải quan là qui bắt buộc đối với bất kì loại hàng hoá nào, công tác này được tiến hành qua 3 bước:

– Khai báo hải quan: chủ hàng có trách nhiệm kê khai chi tiết đầy đủ về hàng hoá một cách trung thực và chính xác lên một tờ khai để cơ quan kiểm tra.

Nội dung bao gồm: loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị hàng hoá, phương tiện hàng hoá, nước nhập khẩu.Tờ khai hải quan được xuất trình cùng một số giấy tờ khác như: hợp đồng xuất khẩu, giấy phép hoá đơn đóng gói.

-Xuất trình hàng hoá: hàng hoá xuất khẩu phải được sắp xếp một cách trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát.

-Thực hiện các quyết định của hải quan: đây là công việc cuối cùng trong quá trình hoàn thành thủ tục hải quan.

• Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:
• Hồ sơ hải quan gồm:

– Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)

– Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao

– Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)

– Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản

• Thông quan hàng xuất

Truyền số liệu qua hải quan điện tử:

Truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử, lên tờ khai qua mạng. Hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa:

+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

+ Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

+ Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.

Lưu ý : Đăng ký làm thủ tục ở cửa khẩu nào thì truyền số liệu vào cửa khẩu đó.

• Làm thủ tục hải quan tại cảng đối với luồng vàng và luồng đỏ:

B1: Đăng ký tờ khai: áp dụng cho cả luồng vàng và luồng đỏ.

Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu luồng vàng:

– Mang bộ chứng từ đến hải quan đến Bộ Phận Hải Quan Thủ tục hàng Xuất Khẩu để nộp hồ sơ.

– Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không.

– Sau đó, Hải quan đóng dấu vào tờ khai và chuyển sang bộ phận trả tờ khai.

– Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan.

– Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai.

Trường hợp 2: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)

• Thực hiện các bước của Đăng Ký tờ khai giống với luồng vàng
• Kiểm hóa hàng xuất

– Nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và rút ruột container.

– Nhân viên giao nhận xem kết quả phân kiểm để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.

– Xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%,10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).

– Sau đó, nhân viên giao nhận bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan và hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng.

• Trả tờ khai

– Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí Hải Quan.

– Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận bộ chứng từ bao gồm:

– 1 tờ khai và giữ lại tờ khai.

– Hợp đồng thương mại (sao y)

B.2: Thanh lý hải quan bãi  ( luồng vàng và luồng xanh)

– Nhân viên giao nhận photo tờ khai và đến hải quan thanh lý hàng xuất ở cảng để thanh lý.

– Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc.

– Sau đó, nộp tờ khai (photo và gốc để kiểm tra) tại phòng thanh lý.

– Hải quan thanh lí kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc.

B.3: Vào sổ tàu hàng xuất

– Căn cứ vào booking nhân viên giao nhận viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào tờ khai để tiến hành vào sổ tàu.

– Nhân viên giao nhận nộp tờ khai để Hải quan vào sổ tàu.

– Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu.

– Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu tại cảng.

– Hàng hóa sẽ được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.

Lưu ý: Phải vào sổ tàu trước khi đến giờ Closing time nếu không hàng sẽ rớt lại không xuất khẩu được mặc dù đã thông quan.

Bước 8: Lấy bill ( sau ngày tàu chạy)

Bước 9: Lập bộ chứng từ thanh toán theo phương thức thanh toán

Dựa vào trường 46a L/C  để chuẩn bị chứng từ

Thanh toán là khâu quan trọng và là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh xuất khẩu. Hiện nay có hai phương thức sau được sử dụng rộng rãi.

Bước 10: Lưu hồ sơ doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu phía khác hàng có sự vi phạm thì doanh nghiệp có thể khiếu nại với trọng tài về sự vi phạm đó, trong trường hợp cần thiết có thể kiện ra toà án, việc tiến hành khiếu kiện phải tiến hành thận trọng, tỉ mỉ, kịp thời…dựa trên căn cứ chứng từ kèm theo .

Trong trường hợp doanh nghiệp bị khiếu nại đòi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng xem xét yêu cầu của khách hàng để giải quyết khẩn trương kịp thời và có tình có lý.