Tìm hiểm về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Dưới sự phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu đường biển. Mà các doanh nghiệp cũng như dịch vụ xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển ngày càng phát triển và đa dạng. Vậy các bước để đưa hàng hóa sang các thị trường quốc tế được thực hiện như thế nào? Cùng Vận Tải Nhanh tìm hiểu về 9 bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển qua bài viết dưới đây nhé

Mục lục

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng Ngoại Thương

Người xuất khẩu và người nhập khẩu sẽ thống nhất về hợp đồng ngoại thương, trong đó bao gồm các điều khoản quan trong về hàng hóa và điều kiện giao hàng (Incoterms). Ngoài ra, hợp đồng sẽ phải có cả trách nhiệm của các bên.

Dựa và những điều khoản hợp đồng đã được ký kết người xuất khẩu sẽ cần phải đảm bảo những trách nhiệm mà mình phải thực hiện trong cả quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

Việc xin giấy phép trong quy trình xuất khẩu hàng hàng hóa bằng đường biển có 2 trường hợp dưới đây:

Không cần xin giấy phép xuất khẩu khi hàng hóa hoặc dịch vụ nằm trong danh mục cho phép vận chuyển của cơ quan ban ngành.
Phải xin giấy phép đối với những sản phẩm hàng hóa thuộc quy định quản lý của chính phủ. Ví dụ như: hạt giống, gỗ, vật liệu gây nổ,…

Việc xin giấy phép xuất khẩu tương đối mất thời gian nhưng vô cùng quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Do vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo chuẩn bị giấy phép xuất khẩu kỹ lưỡng.

Bước 3: Đặt booking và lấy vỏ container rỗng

Đặt booking tàu sẽ phụ thuộc vào quá trình bạn đàm phán hợp đồng để xác định chi phí vận tải và các loại chi phí khác sẽ thuộc về bên xuất hay bên nhập.

Trong trường hợp hàng hóa xuất theo các điều kiện CIF hay CNF thì doanh nghiệp xuất sẽ có trách nhiệm chịu chi phí và thu xếp quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Tức là doanh nghiệp xuất khẩu sẽ cần liên hệ với hãng tàu để booking cho lô hàng hóa cần xuất khẩu đi.

Trong trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB, các doanh nghiệp xuất chỉ cần thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Các chặng kế tiếp và quá trình vận chuyển sẽ do bên nhập khẩu thu xếp với hãng tàu và Booking note.

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ hợp lệ

Sau khi lấy booking phía hãng tàu và xác nhận thanh toán của bên nhập khẩu, bên xuất khẩu sẽ cần có trách nhiệm chuẩn bị đóng gói hàng hóa xuất khẩu.

Trên thực tế các doanh nghiệp xuất khẩu có thể là thương nhân hoặc nhà sản xuất nên nghiệp vụ khá đa dạng. Ngoài ra, doanh nghiệp xuất khẩu cũng cần chuẩn bị đày đủ các loại hồ sơ, giấy tờ cần thiết cho hàng hóa. Đây là một công đoạn cần thiết trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Bước 5: Lấy vỏ container rỗng để đóng hàng và vận chuyển ra cảng

Sau khi doanh nghiệp xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa thì bước tiếp theo trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển chính là chuyển hàng ra cảng. Để thực hiện bước này, doanh nghiệp xuất khẩu sẽ cần lấy vỏ Container rỗng để đóng hàng.

Tùy vào mỗi tàu sẽ có các quy định và cách thức lấy vỏ container rỗng khác nhau. Do vậy, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ các thông tin và kiểm tra kỹ các quy định để thực hiện thủ tục suôn sẻ.

Sau khi lấy được vỏ Container rỗng từ hãng tàu, các doanh nghiệp xuất khẩu sẽ cần kéo container về kho để đóng hàng. Trước khi đóng hàng nhớ kiểm tra xem tình trạng container có tốt không, có bị hư hại gì không? Điều này sẽ đảm bảo cho hàng hóa được vận chuyển an toàn.

Hơn nữa, nếu doanh nghiệp xuất khẩu không kiểm tra mà sau khi trả lại container, hãng tàu phát hiện hư hỏng thì bên doanh nghiệp sẽ phải chi trả một khoản phí bồi thường để sửa chữa.

Khi thực hiện đóng hàng vào container, nếu lô hàng hóa của bạn phải làm kiểm tra thì nên kẹp trước chì tạm nhằm hạ container về cảng dễ dàng. Sau khi lấy được mẫu kiểm tra, lúc đó mới kẹp lại chì hãng tàu. Đóng hàng xong, nhớ chuẩn bị phiếu VGM – xác nhận khối lượng để nộp lại cho cảng.

Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa, làm CO

Đây là một bước khá quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Điều này sẽ giúp phòng ngừa được các rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Bạn có thể mua bảo hiểm ở các công ty bảo hiểm cho các lô hàng cua mình. Nếu hàng hóa được xuất theo điều kiện FOB/CNF, sẽ không cần thiết phải mua bảo hiểm hàng hóa.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng

Đây là một bước rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển trước khi thực hiện giao hàng cho tàu. Ở bước này, bên xuất khẩu sẽ phải thực hiện các công việc sau:

Mở tờ khai hải quan: Doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói,… đẻ cục hải quản lý hải quan kiểm tra
Đăng ký tờ khai: Dựa và các giấy tờ và thông tin trên công đoạn mở tờ khai mà bên xuất khẩu cung cấp. Cục Hải Quan sẽ quyết định cho lô hàng thông quan hay không?. Nếu lô hàng gặp vấn đề thì sẽ bị liệt vào diện cần kiểm tra lại thuộc luồng vàng hoặc luồng đỏ.
Đóng phí: Sau khi bước đăng ký tờ khai hoàn tất, doanh nghiệp cần đóng một khoản phí để làm thủ tục hải quan.
Lấy tờ khai: Tiếp theo, bên hải quan sẽ tiếp nhận thông tin đồng thời kiểm tra và ghi số seal và số container vào tờ khai
Thanh lý tờ khai: Bên xuất khẩu sẽ trình báo với phía cảng tàu là tờ khai đã hoàn thiện và yêu cầu kiểm tra lại Container và seal đã hạ đúng hay chưa? Khi hoàn thuế thì container sẽ được gộp vào hệ thống cảng.
Vào sổ tàu: Khi container được hạ xuống, bên nhân viên giao nhận sẽ ký hàng biên bản và xác nhận tình trạng giao hàng của Container.
Thực xuất tờ khai hải quan: Ở nước này, nhân viên giao nhận cần cung cấp các thủ tục của lô hàng bao gồm các giấy tờ: 1 bản chính – Commercial Invoice, 1 bản chính + 1 bản sao tờ khai hải quan và vận đơn đường biển.

Bước 8: Giao hàng cho tàu

Bước thứ 8 trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là giao hàng cho tàu. Ở bước này, sau khi hoàn tất thông quan cho lô hàng, các doanh nghiệp cần cung cấp một bill chi tiết để hãng tàu làm vận đơn. Cần kiểm tra Booking quy định thời gian như thế nào để kịp nộp SI, VGM,…. Trong bước này, doanh nghiệp bên xuất cần hoàn thành trước giờ cắt máng. Công đoạn gia hàng được hoàn thiện ngay sau khi bạn nhận được vận đơn – có thể gồm 3 bản gốc hoặc surrendered bill.

Bước 9: Thanh toán tiền hàng

Bước cuối cùng để hoàn thành một quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh toán tiền hàng. Ở bước này, người thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu cần hoàn thiện tất cả các chứng từ bao gồm: Vận đơn, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận hàng hóa, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận khử trùng cho hàng hóa.

Trong trường hợp bạn thực hiện thanh toán bằng L/C, bạn sẽ cần nộp toàn bộ chứng từ đến bên ngân hàng bảo lãnh.

Trên đây là 9 bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu bằng đường biển của Vận Tải Nhanh. Nếu doanh nghiệp gặp bất cứ khó khăn gì trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Liên hệ với Vận Tải Nhanh để được tư vấn hỗ trợ và đưa ra giải pháp tối ưu nhất.