Fulfillment là gì? Quy trình và lợi ích khi thuê dịch vụ Fulfillment
I. Fulfillment là gì?
Fulfillment là gì? Fulfillment (hay còn gọi đầy đủ là Order Fulfillment) là quy trình thực hiện đơn hàng, bao gồm tất cả các bước từ khi khách đặt hàng cho đến khi hàng hóa được giao đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Trong môi trường kinh doanh hiện đại – đặc biệt là thương mại điện tử (eCommerce) – Fulfillment là mắt xích không thể thiếu giúp đảm bảo tốc độ, độ chính xác và sự hài lòng của khách hàng.
🔍 Giải thích đơn giản:
Nếu bạn bán hàng online, thì Fulfillment chính là hậu trường vận hành đằng sau mỗi đơn hàng – bao gồm:
-
Nhập hàng vào kho
-
Lưu trữ, kiểm soát tồn kho
-
Nhận đơn hàng
-
Soạn hàng (pick), đóng gói (pack)
-
Giao hàng đến người mua
-
Xử lý đơn hoàn (nếu có)
📌 Fulfillment có thể được thực hiện nội bộ (in-house) hoặc thuê ngoài (third-party fulfillment), tùy vào quy mô và năng lực của doanh nghiệp.
📦 Ví dụ minh họa dễ hiểu:
Giả sử bạn bán 100 đơn mỹ phẩm mỗi ngày trên Shopee và website riêng:
-
Nếu tự làm: bạn cần một nhà kho, thuê nhân viên đóng gói, gọi shipper, theo dõi đơn hàng, xử lý hàng hoàn…
-
Nếu thuê Fulfillment, bạn chỉ cần:
-
Gửi hàng đến kho của đơn vị Fulfillment
-
Kết nối website/sàn TMĐT với hệ thống của họ
-
Mỗi khi có đơn → họ tự soạn hàng, đóng gói và giao cho khách
-
👉 Bạn tập trung vào bán hàng và marketing, không phải lo đóng gói, giao hàng, kiểm kho.
🧠 Từ khóa liên quan:
-
3PL (Third Party Logistics): Dịch vụ hậu cần thuê ngoài, trong đó Fulfillment là một phần quan trọng.
-
WMS (Warehouse Management System): Hệ thống quản lý kho giúp xử lý tồn kho tự động.
-
COD, Return Handling: Dịch vụ thu hộ tiền mặt và xử lý hàng hoàn cũng nằm trong chuỗi Fulfillment.
✅ Tại sao Fulfillment ngày càng quan trọng?
-
Khách hàng hiện đại đòi hỏi giao nhanh – đúng – đẹp.
-
Thương mại điện tử phát triển, số lượng đơn hàng ngày càng lớn.
-
Doanh nghiệp cần tối ưu vận hành để tập trung bán hàng và phát triển thương hiệu.
💡 Tóm lại:
Fulfillment là toàn bộ quy trình từ kho đến khách, đảm bảo đơn hàng được xử lý chính xác, nhanh chóng, chuyên nghiệp. Nếu bạn muốn bán hàng online quy mô lớn, việc hiểu và sử dụng Fulfillment hiệu quả là điều bắt buộc.
Fulfillment là gì? Quy trình và lợi ích khi thuê dịch vụ fulfillment
II. Quy trình Fulfillment gồm những bước nào?
Quy trình Fulfillment thường bao gồm 5 bước chính:
-
Nhập hàng vào kho (Inbound)
-
Quản lý tồn kho (Inventory Management)
-
Nhận đơn hàng (Order Receiving)
-
Xử lý đơn hàng (Pick & Pack)
-
Giao hàng & xử lý hoàn trả (Shipping & Return)
🟩 1. Nhập hàng vào kho (Inbound)
Mô tả:
-
Là giai đoạn doanh nghiệp/chủ shop gửi hàng đến kho của đơn vị Fulfillment.
-
Hàng được kiểm tra, phân loại, gắn mã SKU, lưu trữ và cập nhật vào hệ thống quản lý kho (WMS).
-
Quá trình này giúp đảm bảo hàng hóa được lưu trữ đúng chủng loại – số lượng – vị trí, sẵn sàng để xử lý khi có đơn.
Ví dụ thực tế:
Bạn bán 500 sản phẩm là áo thun thời trang → bạn gửi số hàng này đến kho Fulfillment:
-
200 cái size M
-
150 cái size L
-
150 cái size XL
→ Fulfillment sẽ:
-
Nhập từng size vào hệ thống theo mã SKU riêng (VD: TSHIRT-M, TSHIRT-L…)
-
Lưu trữ theo kệ/kho hàng tương ứng
🟨 2. Quản lý tồn kho (Inventory Management)
Mô tả:
-
Fulfillment sử dụng hệ thống WMS để quản lý lượng hàng còn lại, nhập xuất, chuyển đổi trạng thái hàng hóa (còn – sắp hết – hết hàng).
-
Chủ shop có thể theo dõi tồn kho theo thời gian thực, biết khi nào cần nhập thêm.
Ví dụ thực tế:
Bạn bán mỹ phẩm gồm serum và kem dưỡng:
-
Hệ thống báo:
-
Serum còn 20 hộp
-
Kem dưỡng còn 5 hộp → hiện cảnh báo “sắp hết hàng”
-
→ Bạn có thể lên kế hoạch nhập hàng kịp thời, không để mất đơn do hết hàng.
🟦 3. Nhận đơn hàng (Order Receiving)
Mô tả:
-
Khi khách hàng đặt mua trên sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki) hoặc website riêng, đơn hàng sẽ tự động chuyển đến hệ thống fulfillment.
-
Đơn vị fulfillment sẽ nhận được đầy đủ thông tin đơn hàng: sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng, ghi chú, đơn vị vận chuyển…
Ví dụ thực tế:
Khách đặt đơn trên Shopee:
-
1 sữa rửa mặt + 2 mặt nạ giấy
-
Giao đến: Quận 1, TP.HCM
→ Thông tin đơn sẽ đổ trực tiếp về hệ thống Fulfillment, nhân viên kho sẽ tiếp nhận để xử lý ngay.
Fulfillment là gì? Quy trình và lợi ích khi thuê dịch vụ fulfillment
🟧 4. Xử lý đơn hàng (Pick & Pack)
Mô tả:
-
Hệ thống chỉ định nhân viên lấy hàng (pick) từ kệ/kho tương ứng.
-
Hàng sau đó được đóng gói (pack) theo tiêu chuẩn của từng shop: dùng hộp, túi, dán logo, chống sốc…
-
Cuối cùng là in phiếu giao hàng, dán mã vận đơn và chuẩn bị giao cho shipper.
Ví dụ thực tế:
Đơn hàng gồm:
-
1 chai nước hoa
-
1 giftbox quà tặng
→ Fulfillment sẽ:
-
Pick đúng sản phẩm theo SKU
-
Đóng vào hộp cứng + giấy lót + túi xách có logo thương hiệu
-
In vận đơn Shopee & gắn mã QR
🟥 5. Giao hàng và xử lý hoàn trả (Shipping & Return)
Mô tả:
-
Gói hàng được bàn giao cho đơn vị giao hàng (GHN, GHTK, J&T…).
-
Fulfillment theo dõi quá trình giao hàng, cập nhật trạng thái (giao thành công, giao thất bại…).
-
Nếu đơn bị hoàn (khách từ chối nhận), hàng được hoàn về kho, kiểm tra lại và cập nhật tồn kho.
Ví dụ thực tế:
-
Giao hàng đến khách tại Cần Thơ → khách không nghe máy → shipper giao lại lần 2.
-
Giao thất bại → đơn hoàn về kho → Fulfillment kiểm tra sản phẩm không hư hỏng → cho vào kho lại và cập nhật tồn.
🔁 Tùy chọn mở rộng: Dịch vụ hậu mãi & hỗ trợ khách hàng
Một số đơn vị fulfillment cao cấp còn hỗ trợ thêm:
-
Đối soát COD
-
Hỗ trợ hotline cho khách
-
Báo cáo bán hàng theo ngày/tuần/tháng
✅ Tóm tắt ngắn gọn quy trình Fulfillment:
| Bước | Nội dung chính | Mô tả đơn giản |
|---|---|---|
| 1. Nhập kho | Gửi hàng vào kho fulfillment | Nhận, kiểm đếm, gắn mã SKU |
| 2. Quản lý tồn kho | Theo dõi hàng còn, sắp hết | Báo cáo tồn kho tự động |
| 3. Nhận đơn hàng | Đơn từ Shopee/web đổ về hệ thống | Không cần thao tác tay |
| 4. Xử lý đơn (Pick & Pack) | Lấy hàng, đóng gói, dán vận đơn | Giao hàng sẵn sàng trong ngày |
| 5. Giao hàng & hoàn trả | Đưa hàng đi, theo dõi hành trình, xử lý hoàn | Cập nhật tồn kho tự động khi hoàn hàng |
Fulfillment là gì? Quy trình và lợi ích khi thuê dịch vụ fulfillment
III. Lợi ích khi thuê dịch vụ Fulfillment
✅ 1. Tiết kiệm thời gian & nhân sự
Bạn không cần thuê kho, không phải thuê nhân viên soạn hàng, không lo về in ấn hay theo dõi đơn hàng thủ công.
📌 Ví dụ:
Thay vì cần 3 người gói hàng mỗi ngày cho 100 đơn, bạn chỉ cần 1 người theo dõi doanh số và nhập hàng → Fulfillment lo phần còn lại.
✅ 2. Giao hàng nhanh hơn – chuyên nghiệp hơn
Dịch vụ Fulfillment có kho nhiều nơi (Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng…) → hàng đi gần hơn → giao nhanh hơn.
Họ cũng sử dụng hệ thống quản lý barcode, kiểm kho tự động, nên hạn chế nhầm hàng, mất hàng.
✅ 3. Hỗ trợ đa kênh bán hàng (Omnichannel)
Fulfillment thường kết nối trực tiếp với sàn TMĐT (Shopee, Tiki, Lazada), website bán hàng (Shopify, Haravan…) giúp bạn đồng bộ đơn và tồn kho dễ dàng.
📌 Ví dụ:
Cùng một sản phẩm bán trên Facebook, Shopee và website → hệ thống tự trừ kho khi có đơn, bạn không cần nhập tay từng nơi.
✅ 4. Tối ưu chi phí khi bán hàng quy mô lớn
Khi đơn hàng tăng lên vài trăm – vài ngàn đơn/ngày, chi phí thuê kho riêng và nhân công có thể cao hơn 20–30% so với thuê fulfillment chuyên nghiệp.
✅ 5. Dễ dàng mở rộng kinh doanh sang thị trường khác
Nhiều đơn vị Fulfillment hỗ trợ bạn xuất hàng sang quốc tế (đặc biệt là Trung Quốc, Mỹ, Thái Lan) qua mô hình cross-border fulfillment.
📌 Ví dụ:
Bạn muốn bán hàng trên Amazon hoặc Tiktok Shop US → có thể gửi hàng đến kho của dịch vụ ở Mỹ → khi có đơn, họ tự ship tới khách hàng Mỹ.
Fulfillment là gì? Quy trình và lợi ích khi thuê dịch vụ fulfillment
IV. Khi nào bạn nên thuê dịch vụ Fulfillment?
-
Khi bạn có từ 30–50 đơn/ngày trở lên
-
Khi chi phí vận hành nội bộ (kho, nhân sự, đóng gói…) bắt đầu quá tải
-
Khi bạn bán hàng trên nhiều kênh khác nhau
-
Khi cần giao hàng nhanh, chính xác, hạn chế lỗi đơn
V. Kết luận
Fulfillment là gì? Fulfillment là giải pháp giúp bạn tự động hóa quy trình hậu cần trong kinh doanh online, từ khâu nhập kho, xử lý đơn đến giao hàng và trả hàng. Việc thuê dịch vụ fulfillment không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí, nhân lực mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, đảm bảo tốc độ giao hàng nhanh – chính xác – chuyên nghiệp.
