Điều gì cần làm khi hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển?

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức phổ biến và hiệu quả nhất trong thương mại quốc tế. Tuy nhiên, quá trình này không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ, và đôi khi hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển do một số nguyên nhân như thời tiết xấu, tắc nghẽn tại cảng, sự cố kỹ thuật hoặc thiếu hụt tàu. Khi hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển, các doanh nghiệp và nhà xuất khẩu cần phải có các bước xử lý kịp thời để giảm thiểu thiệt hại và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần làm khi gặp tình huống này.

I. Xác định nguyên nhân chậm trễ

Xác định nguyên nhân hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng khi xử lý tình huống này. Việc hiểu rõ lý do tại sao hàng hóa không đến đúng thời gian sẽ giúp các doanh nghiệp có những quyết định chính xác để giảm thiểu thiệt hại và đưa ra kế hoạch ứng phó hiệu quả. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến sự chậm trễ trong vận chuyển hàng hóa đường biển, kèm theo các ví dụ minh họa thực tế:

a. Thời tiết xấu

Thời tiết xấu, đặc biệt là bão, mưa lớn hoặc sóng to, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lịch trình của các tàu biển. Đây là nguyên nhân tự nhiên và khó có thể dự đoán hoàn toàn, nhưng cũng là yếu tố cần được xem xét đầu tiên khi có sự chậm trễ. Thông thường, khi tàu gặp phải các điều kiện thời tiết cực đoan, các công ty vận chuyển sẽ buộc phải tạm dừng hành trình để đảm bảo an toàn cho tàu và hàng hóa.

Ví dụ: Trong mùa bão ở khu vực Đông Nam Á (từ tháng 6 đến tháng 11), các tàu thường xuyên gặp sự cố về thời tiết, dẫn đến sự chậm trễ trong việc giao hàng. Các tuyến đường biển như từ Việt Nam sang Mỹ có thể bị trì hoãn do bão nhiệt đới hoặc áp thấp nhiệt đới.

• Cách xử lý: Khi nhận thấy thời tiết xấu là nguyên nhân gây chậm trễ, bạn có thể yêu cầu nhà vận chuyển cập nhật tình hình thường xuyên và chủ động thông báo cho khách hàng về thời gian giao hàng mới. Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra các công ty bảo hiểm có liên quan để xem liệu có thể yêu cầu bồi thường do thời tiết xấu gây thiệt hại hay không.
  

  hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển

b. Tắc nghẽn tại cảng

Tắc nghẽn tại cảng là một nguyên nhân rất phổ biến, đặc biệt tại các cảng lớn với lượng hàng hóa đông đúc như cảng Los Angeles (Mỹ), cảng Singapore, hay cảng Hải Phòng (Việt Nam). Khi số lượng tàu đến và đi quá lớn, việc xếp dỡ hàng hóa sẽ bị trì hoãn. Điều này có thể do thiếu trang thiết bị, nhân lực, hoặc thiếu không gian để chứa hàng hóa.

Ví dụ: Trong đại dịch COVID-19, các cảng lớn trên thế giới, như cảng Los Angeles, đã phải đối mặt với tình trạng tắc nghẽn nghiêm trọng. Nhiều tàu không thể cập cảng đúng hẹn, dẫn đến việc hàng hóa không được giao đúng thời gian.

• Cách xử lý: Nếu phát hiện tắc nghẽn là nguyên nhân, bạn cần liên hệ với đại lý vận chuyển hoặc công ty logistics để được thông báo về tình trạng của lô hàng và xác định thời gian dự kiến sẽ giải quyết tình trạng này. Một số trường hợp, bạn có thể yêu cầu chuyển tàu hoặc thay đổi cảng để rút ngắn thời gian chờ đợi.

c. Sự cố kỹ thuật hoặc hỏng hóc tàu

Sự cố kỹ thuật xảy ra trên tàu biển có thể dẫn đến việc trì hoãn hoặc thậm chí hủy bỏ chuyến đi. Các sự cố này có thể bao gồm vấn đề về động cơ, thiết bị lái, hoặc thậm chí sự cố trong quá trình bảo dưỡng tàu. Khi tàu gặp sự cố, công ty vận chuyển sẽ phải khắc phục sự cố trước khi tiếp tục hành trình, điều này dẫn đến chậm trễ trong việc giao hàng.

Ví dụ: Một trường hợp nổi bật là sự cố của tàu Ever Given vào năm 2021 tại kênh đào Suez. Tàu bị mắc kẹt, gây tắc nghẽn toàn bộ tuyến đường biển huyết mạch giữa Châu Á và Châu Âu, làm gián đoạn hàng nghìn chuyến tàu khác.

• Cách xử lý: Nếu sự cố kỹ thuật là nguyên nhân, bạn cần yêu cầu công ty vận chuyển cung cấp thông tin chi tiết về sự cố và thời gian sửa chữa. Trong trường hợp cần thiết, bạn có thể yêu cầu thay tàu hoặc lựa chọn một hành trình khác để giảm thiểu sự chậm trễ.

d. Vấn đề về thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình vận chuyển quốc tế. Khi hàng hóa đến cảng đích, nếu không đủ giấy tờ hoặc không tuân thủ các quy định hải quan, hàng hóa có thể bị giữ lại tại cảng, dẫn đến việc chậm trễ trong quá trình giao nhận. Các vấn đề này thường xảy ra khi có thiếu sót trong các chứng từ xuất nhập khẩu, hoặc có sự thay đổi về chính sách hải quan tại cảng.

Ví dụ: Một số trường hợp hàng hóa bị giữ lại do thiếu giấy phép xuất khẩu hoặc các giấy tờ liên quan đến kiểm dịch, làm cho thời gian thông quan kéo dài và ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng.

• Cách xử lý: Khi vấn đề hải quan là nguyên nhân, bạn cần ngay lập tức liên hệ với đại lý hải quan hoặc công ty vận chuyển để giải quyết các thủ tục còn thiếu. Bạn cũng nên đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ và thủ tục hải quan được chuẩn bị đầy đủ từ trước để tránh tình trạng này.

e. Thiếu hụt tàu hoặc không đủ công suất

Một nguyên nhân ít được chú ý nhưng cũng khá quan trọng là tình trạng thiếu hụt tàu hoặc tàu không có đủ công suất để đáp ứng nhu cầu vận chuyển trong các mùa cao điểm. Khi đó, các công ty vận chuyển sẽ phải điều chỉnh lịch trình tàu, làm chậm trễ việc giao hàng.

Ví dụ: Trong dịp Tết Nguyên Đán ở các nước Châu Á, nhu cầu vận chuyển tăng cao khiến một số tàu bị quá tải, gây ra tình trạng chậm trễ trong việc giao hàng, đặc biệt là đối với các mặt hàng tiêu dùng.

• Cách xử lý: Nếu nguyên nhân là thiếu hụt tàu hoặc công suất, bạn cần làm việc với các công ty vận chuyển để kiểm tra xem có thể tìm tàu thay thế hay không, hoặc có thể chuyển sang tuyến đường khác để tránh tình trạng này.
  

  Điều gì cần làm khi hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển?

II. Liên hệ với đơn vị vận chuyển

Khi phát hiện hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển, điều đầu tiên bạn cần làm là liên hệ với công ty vận chuyển hoặc đại lý logistics để xác nhận tình hình thực tế. Các bên này sẽ cung cấp thông tin cập nhật về tình trạng hàng hóa, thời gian dự kiến tàu sẽ đến cảng đích và nguyên nhân cụ thể của sự chậm trễ. Ví dụ, nếu tàu gặp sự cố kỹ thuật, họ sẽ cung cấp lịch trình sửa chữa và kế hoạch thay thế tàu. Nếu thời gian giao hàng bị hoãn do thời tiết xấu, bạn có thể biết được khoảng thời gian sẽ kéo dài thêm bao lâu.

III. Cập nhật cho khách hàng và đối tác

Một trong những yếu tố quan trọng trong việc xử lý hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển là thông báo kịp thời cho khách hàng và các đối tác liên quan. Việc giữ liên lạc và minh bạch thông tin sẽ giúp duy trì sự tin tưởng và giảm thiểu sự thất vọng từ phía khách hàng. Ví dụ, nếu một lô hàng thực phẩm bị trễ và khách hàng là nhà phân phối trong nước, việc thông báo sớm về thời gian giao hàng mới sẽ giúp họ chủ động trong việc lên kế hoạch tiếp nhận và phân phối.

IV. Tìm hiểu các lựa chọn thay thế

Nếu việc giao hàng bị chậm kéo dài và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh, bạn có thể xem xét các phương án thay thế để giảm thiểu thiệt hại. Một số lựa chọn có thể bao gồm:

• Tăng cường vận chuyển hàng không: Mặc dù chi phí vận chuyển hàng không cao hơn rất nhiều so với đường biển, nhưng trong trường hợp khẩn cấp, bạn có thể chuyển một phần hoặc toàn bộ hàng hóa sang vận chuyển bằng máy bay để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.
• Thương thảo với công ty bảo hiểm: Nếu có bảo hiểm cho lô hàng, bạn có thể liên hệ với công ty bảo hiểm để yêu cầu bồi thường cho sự chậm trễ hoặc thiệt hại phát sinh. Điều này cần có sự hợp tác giữa các bên liên quan để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

V. Đánh giá và cải thiện quy trình vận chuyển

Khi sự cố xảy ra, đó cũng là cơ hội để đánh giá lại quy trình vận chuyển và tìm cách cải thiện. Một số câu hỏi cần đặt ra là:

• Có lựa chọn nào để giảm thiểu rủi ro chậm trễ trong tương lai không?
• Công ty vận chuyển có đáng tin cậy hay không?
• Thời gian vận chuyển có thể được tối ưu hóa như thế nào?

Ví dụ, một công ty xuất khẩu hàng điện tử có thể thiết lập các thỏa thuận với các hãng vận chuyển có uy tín để giảm thiểu sự cố về tàu. Đồng thời, họ có thể xây dựng các kênh thông tin và hệ thống theo dõi để chủ động nhận biết sự cố từ sớm.

VI. Lập kế hoạch dự phòng

Cuối cùng, điều quan trọng là chuẩn bị sẵn kế hoạch dự phòng để ứng phó với các tình huống chàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển. Các kế hoạch này có thể bao gồm các phương án thay thế như đã đề cập, cũng như việc phát triển một hệ thống dự báo và theo dõi giúp phát hiện sự cố ngay từ đầu. Việc hợp tác chặt chẽ với các đối tác vận chuyển và nhà cung cấp dịch vụ logistics cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro trong tương lai.

Kết luận

Hàng hóa bị chậm trễ trong vận chuyển đường biển là một sự cố không mong muốn, nhưng nếu được xử lý đúng cách, nó có thể không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Bằng cách xác định nguyên nhân, duy trì liên lạc với các bên liên quan, và chuẩn bị các phương án dự phòng, doanh nghiệp có thể vượt qua tình huống này một cách hiệu quả. Đồng thời, việc cải thiện quy trình vận chuyển và xây dựng kế hoạch dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh và giảm thiểu các rủi ro trong tương lai.