Xuất khẩu hàng hóa qua đường biển là phương thức quan trọng trong giao thương quốc tế, đặc biệt khi vận chuyển các lô hàng lớn và có giá trị cao. Tuy nhiên, quá trình này yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục và giấy tờ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hiệu quả, kèm theo những lưu ý quan trọng.

I. Các Giấy Tờ Cần Thiết Cho Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển

Bộ giấy tờ xuất khẩu là yếu tố quan trọng để đảm bảo hàng hóa được thông quan và vận chuyển suôn sẻ đến cảng đích. Doanh nghiệp cần nắm vững quy trình chuẩn bị và quản lý chứng từ để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, việc xuất khẩu qua đường biển sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường quốc tế một cách bền vững.

Để xuất khẩu hàng hóa thành công qua đường biển, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ và chính xác. Dưới đây là giải thích chi tiết về từng loại giấy tờ cần thiết để giúp người dùng hiểu rõ hơn.

---

1. Hợp Đồng Ngoại Thương (Sales Contract)

Hợp đồng ngoại thương là văn bản pháp lý xác nhận thỏa thuận giữa người bán và người mua về việc trao đổi hàng hóa. Nội dung của hợp đồng cần chi tiết và rõ ràng, bao gồm:

• Thông tin về người bán và người mua: Địa chỉ, mã số thuế, và phương thức liên lạc.
• Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, chất lượng và tiêu chuẩn hàng hóa.
• Giá cả và điều khoản thanh toán: Giá niêm yết (FOB, CIF) và các điều khoản thanh toán quốc tế như T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit).
• Điều khoản giao hàng: Sử dụng Incoterms 2020 để làm rõ quyền và nghĩa vụ trong quá trình giao nhận hàng hóa.
  Ví dụ: Với điều kiện FOB, người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng hóa được xếp lên tàu tại cảng xuất khẩu.

---

2. Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là tài liệu chính thức xác nhận giá trị của hàng hóa, được sử dụng làm cơ sở tính thuế xuất nhập khẩu. Hóa đơn cần bao gồm:

• Chi tiết hàng hóa: Số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
• Thông tin người mua và người bán: Tên công ty, địa chỉ và mã số thuế.
• Phương thức thanh toán: Quy định rõ hình thức và thời hạn thanh toán.
• Điều kiện giao hàng: Ghi rõ điều kiện như FOB, CIF, hoặc EXW theo Incoterms .

---

3. Vận Đơn Đường Biển (Bill of Lading – B/L)

Vận đơn là chứng từ do hãng tàu cấp, xác nhận việc đã nhận hàng và cam kết giao đến cảng đích. Đây là giấy tờ quan trọng để người mua nhận hàng tại cảng nhập khẩu.

• Master Bill of Lading (MBL): Do hãng tàu phát hành cho hàng nguyên container (FCL).
• House Bill of Lading (HBL): Do công ty giao nhận cấp cho hàng lẻ (LCL).
  Lưu ý: Vận đơn gốc cần được bảo quản cẩn thận, vì nó đóng vai trò như bằng chứng về quyền sở hữu hàng hóa.

---

4. Phiếu Đóng Gói (Packing List)

Phiếu đóng gói cung cấp chi tiết về cách đóng gói hàng hóa để giúp hải quan và hãng tàu kiểm tra dễ dàng hơn. Nội dung chính bao gồm:

• Số lượng kiện và trọng lượng: Ghi rõ số kiện và trọng lượng tổng (Gross Weight) và trọng lượng tịnh (Net Weight).
• Kích thước kiện hàng: Kích thước của từng kiện để đảm bảo phù hợp với container.
• Ký hiệu vận chuyển (Shipping Mark): Các ký hiệu cần thiết để đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng cách trong suốt hành trình.

---

5. Tờ Khai Hải Quan Điện Tử (VNACCS)

Doanh nghiệp cần khai báo thông tin hàng hóa qua hệ thống VNACCS trước khi hàng hóa được thông quan. Quy trình khai báo bao gồm:

• Nhập thông tin lô hàng: Khai báo mã số thuế, mã HS của hàng hóa, và giá trị giao dịch.
• Chuẩn bị giấy tờ: Bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn và phiếu đóng gói.
• Thanh toán thuế: Sau khi khai báo, doanh nghiệp cần nộp thuế xuất khẩu (nếu có) và phí dịch vụ hải quan.

---

6. Chứng Nhận Xuất Xứ (Certificate of Origin – C/O)

Chứng nhận xuất xứ xác nhận rằng hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam, giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).

• Loại C/O phổ biến: Form A, Form D, Form E… tùy thuộc vào thị trường xuất khẩu.
• Quy trình xin cấp C/O: Nộp hồ sơ tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) hoặc Bộ Công Thương.

---

7. Chứng Từ Bảo Hiểm Hàng Hóa (Insurance Certificate)

Bảo hiểm hàng hóa không bắt buộc nhưng được khuyến khích để bảo vệ hàng hóa khỏi rủi ro trong quá trình vận chuyển. Các yếu tố cần lưu ý khi mua bảo hiểm:

• Loại bảo hiểm: Bảo hiểm toàn diện (All Risks) hoặc bảo hiểm trách nhiệm hạn chế (Free from Particular Average – FPA).
• Giá trị bảo hiểm: Thông thường bằng 110% giá trị hóa đơn thương mại.
• Đơn vị bảo hiểm: Các công ty bảo hiểm quốc tế hoặc trong nước như Bảo Việt, PVI.

---

II. Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm nhiều bước, mỗi bước cần được thực hiện đúng quy trình để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng hạn.

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển yêu cầu sự chuẩn bị kỹ càng và tuân thủ nghiêm ngặt các bước từ chuẩn bị giấy tờ, đặt lịch tàu, khai báo hải quan cho đến thông quan và giao nhận hàng tại cảng đích. Để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên hợp tác với các đối tác logistics uy tín và theo dõi sát sao từng bước trong quy trình. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa thời gian giao hàng.

---

1. Chuẩn Bị Giấy Tờ và Ký Kết Hợp Đồng Ngoại Thương

• Tầm quan trọng: Đây là bước đầu tiên trong quá trình xuất khẩu, xác định các điều khoản quan trọng như số lượng hàng hóa, thời gian giao nhận, và giá cả.
• Lưu ý khi ký hợp đồng:
  • Áp dụng Incoterms 2020 để xác định trách nhiệm của bên bán và bên mua trong quá trình giao nhận.
  • Thỏa thuận cụ thể về các điều kiện vận chuyển, bảo hiểm, và thủ tục hải quan.

Ví dụ: Điều kiện FOB yêu cầu người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng được bốc lên tàu, trong khi CIF yêu cầu người bán trả phí bảo hiểm và vận chuyển đến cảng đích.

---

2. Đặt Chỗ Trên Tàu và Chuẩn Bị Vận Chuyển (Booking)

• Liên hệ với hãng tàu hoặc công ty logistics:

  • Đặt trước lịch tàu để tránh rủi ro rớt tàu (cut-off time).
  • Đối với hàng nguyên container (FCL), cần chuẩn bị trước kích thước và số lượng container (20ft hoặc 40ft).
  • Với hàng lẻ (LCL), cần kiểm tra điều kiện ghép hàng từ nhiều doanh nghiệp.

• Thông báo SI (Shipping Instruction):

  • Gửi hướng dẫn vận chuyển cho hãng tàu để xác nhận vận đơn. Hãng tàu sẽ dựa trên SI để cấp vận đơn nháp cho doanh nghiệp kiểm tra.

---

3. Đóng Gói Hàng Hóa và Vận Chuyển Ra Cảng

• Quy cách đóng gói:

  • Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng tiêu chuẩn, có đủ ký hiệu vận chuyển như Fragile (dễ vỡ) hoặc Keep Dry (giữ khô ráo).
  • Hàng dễ hư hỏng hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt cần sử dụng container lạnh (reefer container).

• Niêm phong container:

  • Sử dụng seal niêm phong để đảm bảo an toàn. Số niêm phong sẽ được ghi vào vận đơn để tránh thất thoát hoặc mở container trái phép.

---

4. Khai Báo Hải Quan Điện Tử và Chuẩn Bị Hồ Sơ Hải Quan

• Khai báo trên VNACCS:

  • Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống VNACCS để khai báo các thông tin cần thiết về hàng hóa: mã HS, trọng lượng, và giá trị lô hàng.
  • Chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm: hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói và chứng nhận xuất xứ (C/O).

• Nộp thuế và phí dịch vụ:

  • Nếu hàng hóa thuộc diện thuế xuất khẩu, doanh nghiệp cần thanh toán thuế và phí hải quan trước khi làm thủ tục thông quan.

---

5. Kiểm Tra và Thông Quan Hải Quan

• Quy trình kiểm tra:

  • Hải quan sẽ kiểm tra giấy tờ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa nếu cần.
  • Nếu hàng hóa thuộc diện kiểm dịch, cần lấy mẫu để kiểm tra tại cảng trước khi được thông quan.

• Các trường hợp phát sinh:

  • Nếu hàng hóa không đáp ứng quy định, hải quan sẽ giữ lại và yêu cầu doanh nghiệp bổ sung giấy tờ hoặc điều chỉnh.

---

6. Nhận Vận Đơn và Theo Dõi Lộ Trình Hàng Hóa

• Nhận vận đơn gốc (B/L):

  • Sau khi hàng hóa được bốc lên tàu, hãng tàu sẽ cung cấp vận đơn gốc cho doanh nghiệp. Đây là giấy tờ quan trọng để người mua nhận hàng tại cảng đích.

• Theo dõi lô hàng:

  • Doanh nghiệp có thể sử dụng mã vận đơn để theo dõi lộ trình hàng hóa qua hệ thống của hãng tàu. Việc này giúp kiểm soát thời gian giao hàng và xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.

---

7. Thông Quan Tại Cảng Đích và Giao Hàng Cho Người Nhận

• Thủ tục tại cảng nhập khẩu:

  • Người mua cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để làm thủ tục thông quan tại cảng đích. Các giấy tờ cần thiết bao gồm: vận đơn, hóa đơn thương mại và tờ khai hải quan nhập khẩu.

• Giao hàng cho người nhận:

  • Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, hàng hóa sẽ được giao cho người nhận hoặc chuyển tiếp đến kho lưu trữ theo yêu cầu.

---

8. Xử Lý Các Sự Cố Phát Sinh Trong Quá Trình Vận Chuyển

• Hàng hóa bị rớt tàu:

  • Doanh nghiệp cần liên hệ với hãng tàu và đặt lịch trình mới. Trong một số trường hợp, phí lưu kho có thể phát sinh.

• Hàng hóa hư hỏng hoặc thất lạc:

  • Nếu mua bảo hiểm, doanh nghiệp cần phối hợp với hãng bảo hiểm để yêu cầu bồi thường. Hãng tàu cũng có trách nhiệm phối hợp giải quyết các sự cố trong phạm vi thỏa thuận.

---

III. Các Câu Hỏi Thường Gặp Khi Xuất Khẩu Lần Đầu

1. Tôi nên chọn loại container nào cho hàng hóa?

   • Container 20ft: Phù hợp với hàng nặng.
   • Container 40ft: Dành cho hàng nhẹ hoặc cồng kềnh.

2. Có cần mua bảo hiểm hàng hóa không?

   • Bảo hiểm giúp giảm thiểu rủi ro khi xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển, đặc biệt với hàng hóa có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng.

3. Nếu hàng hóa bị giữ lại ở hải quan thì làm gì?

   • Kiểm tra chứng từ, bổ sung nếu cần và liên hệ với cơ quan hải quan để giải quyết nhanh chóng.

4. Làm sao để tránh hàng hóa bị rớt tàu?

   • Đảm bảo giao hàng ra cảng trước thời hạn cut-off time và hoàn tất khai báo hải quan đúng quy định.

5. Làm thế nào để tối ưu chi phí xuất khẩu?

   • So sánh cước phí từ nhiều hãng tàu và lên kế hoạch vận chuyển trước để giảm thiểu chi phí lưu kho

6. Những sản phẩm nào cần kiểm dịch hoặc giấy phép đặc biệt khi xuất khẩu?

   • Các mặt hàng như thực phẩm, nông sản, sản phẩm từ gỗ và dược phẩm thường cần kiểm dịch hoặc giấy phép đặc biệt từ các cơ quan chức năng như Bộ Nông nghiệp hoặc Bộ Y tế.

7. Làm sao để xin mã số HS cho sản phẩm mới xuất khẩu?

   • Mã HS (Harmonized System) xác định loại hàng hóa và mức thuế áp dụng. Bạn có thể liên hệ với cơ quan hải quan hoặc tra cứu trên hệ thống hải quan để biết mã phù hợp.

8. Nếu bị yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, thời gian xử lý mất bao lâu?

   • Tùy loại hàng hóa và quy định, thời gian kiểm tra có thể từ vài ngày đến một tuần. Hàng hóa như nông sản và thủy sản thường mất nhiều thời gian hơn để kiểm dịch.

9. Làm thế nào để biết được ưu đãi thuế quan khi xuất khẩu sang một nước?

   • Bạn cần tra cứu các hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam tham gia, như EVFTA (với EU) hoặc CPTPP (với các nước Châu Á – Thái Bình Dương).

10. Tôi có cần nộp thuế xuất khẩu không?

    • Không phải tất cả các mặt hàng đều chịu thuế xuất khẩu. Ví dụ, một số mặt hàng khoáng sản hoặc tài nguyên thiên nhiên bị đánh thuế, trong khi các sản phẩm công nghiệp thường không chịu thuế.

11. Thời hạn hiệu lực của chứng từ vận tải và bảo hiểm là bao lâu?

    • Vận đơn và chứng từ bảo hiểm thường có hiệu lực đến khi hàng hóa được giao hoàn tất tại cảng đích. Nếu có sự chậm trễ, bạn cần gia hạn bảo hiểm.

12. Nếu tôi muốn thay đổi điểm đến của hàng hóa khi tàu đã khởi hành thì sao?

    • Trong một số trường hợp, bạn có thể yêu cầu điều chỉnh điểm đến qua Switch Bill of Lading hoặc liên hệ trực tiếp với hãng tàu để điều phối lại hàng hóa.

13. Hàng hóa quá khổ có cần giấy phép đặc biệt không?

    • Hàng hóa quá khổ hoặc siêu trường siêu trọng cần được đóng gói và vận chuyển theo quy định đặc biệt và có thể yêu cầu giấy phép từ cơ quan vận tải.

14. Cách xử lý tranh chấp với đối tác nước ngoài khi phát sinh vấn đề về hàng hóa?

    • Doanh nghiệp có thể tham khảo các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương và sử dụng các cơ chế giải quyết tranh chấp như trọng tài quốc tế (ICC) nếu cần thiết.

15. Tôi có thể xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển kết hợp với các phương thức khác không?

• • Có, doanh nghiệp có thể sử dụng vận chuyển đa phương thức (sea-air hoặc sea-road) để tiết kiệm thời gian và chi phí.

IV. Lời Khuyên cho Người Mới Xuất Khẩu

• Chọn Đơn Vị Vận Chuyển Uy Tín: Hợp tác với các công ty logistics có kinh nghiệm trong xuất khẩu đường biển.
• Kiểm Tra Lịch Tàu: Theo dõi lịch trình tàu để điều phối giao hàng kịp thời.
• Chuẩn Bị Chứng Từ Sớm: Tránh nộp giấy tờ muộn gây trì hoãn xuất khẩu.
• Tìm Hiểu Quy Định Hải Quan: Hiểu rõ quy định và ưu đãi thuế quan để tối ưu chi phí.

———————————————————————————————————————————————————————-

Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển và Hỗ Trợ Khách Hàng

Quy trình xuất khẩu hàng hóa qua đường biển bao gồm nhiều bước như chuẩn bị giấy tờ, đặt chỗ vận chuyển, đóng gói, khai báo hải quan, và theo dõi lô hàng đến cảng đích. Để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu như hóa đơn thương mại, vận đơn đường biển, và chứng nhận xuất xứ.

Nếu bạn gặp bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục xuất khẩu, khai báo hải quan, hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết bên dưới

LIÊN HỆ & GỬI YÊU CẦU BÁO GIÁ (Tư vấn miễn phí)