Hướng dẫn về quy trình khai báo hải quan cho hàng hóa xuất khẩu

Quy trình khai báo hải quan là một trong những bước quan trọng nhất trong xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo, các giấy tờ cần chuẩn bị, các bước thực hiện khai báo qua hệ thống VNACCS, và một số ví dụ minh họa giúp doanh nghiệp thực hiện đúng chuẩn, tránh sai sót, và tối ưu chi phí.

I. Tổng Quan Về Khai Báo Hải Quan Xuất Khẩu

Khai báo hải quan là quy trình bắt buộc nhằm đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định xuất nhập khẩu và thuế quan. Mục tiêu là đảm bảo rằng hàng hóa được khai báo đúng mã HS, trị giá và thông tin, giúp thông quan nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Vai Trò Của Khai Báo Hải Quan

1. Hợp pháp hóa hàng hóa xuất khẩu: Đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định pháp luật và thuế suất.
2. Kiểm soát rủi ro: Giúp hải quan quản lý hàng hóa, ngăn chặn hàng cấm hoặc hàng không đủ tiêu chuẩn.
3. Tối ưu hóa chuỗi cung ứng: Giảm thời gian lưu kho và chi phí phát sinh nhờ khai báo kịp thời.

 

Hệ Thống Khai Báo VNACCS

VNACCS là hệ thống khai báo hải quan điện tử tại Việt Nam, cho phép doanh nghiệp thực hiện quy trình trực tuyến. Thủ tục điện tử này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo và thanh toán thuế.

Quy Trình Tổng Quát Khi Khai Báo Hải Quan

1. Chuẩn bị chứng từ cần thiết: Bao gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, và chứng nhận xuất xứ.
2. Khai báo trên hệ thống VNACCS: Nhập đầy đủ thông tin lô hàng và mã HS.
3. Kiểm tra và thông quan: Hải quan sẽ kiểm tra giấy tờ hoặc thực tế hàng nếu cần.
4. Xử lý vấn đề phát sinh: Nếu thông tin không chính xác, doanh nghiệp cần bổ sung hoặc chỉnh sửa kịp thời.

Những Thay Đổi Gần Đây Trong Khai Báo Hải Quan

• Áp dụng mã HS cập nhật: Hỗ trợ quản lý hàng hóa và thuế suất chính xác hơn.
• Tăng cường kiểm soát kiểm dịch: Đặc biệt với hàng hóa nông sản và thực phẩm.
• Cải thiện giao diện hệ thống VNACCS: Giúp doanh nghiệp dễ dàng thao tác hơn.

II. Các Giấy Tờ Cần Chuẩn Bị Khi Khai Báo Hải Quan

Hợp Đồng Ngoại Thương (Sales Contract):

• Xác định rõ quyền và nghĩa vụ giữa người mua và người bán.

Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice):

• Chứng minh giá trị hàng hóa và là cơ sở để tính thuế xuất khẩu.

Phiếu Đóng Gói (Packing List):

• Cung cấp chi tiết số lượng, cách đóng gói, trọng lượng từng kiện.

Vận Đơn (Bill of Lading – B/L):

• Xác nhận hàng hóa đã được tiếp nhận và vận chuyển bởi hãng tàu.

Tờ Khai Hải Quan Điện Tử:

• Doanh nghiệp khai báo qua hệ thống VNACCS/VCIS.

Chứng Nhận Xuất Xứ (Certificate of Origin – C/O):

• Đảm bảo hàng hóa hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu.

Chứng Nhận Kiểm Dịch hoặc Chất Lượng:

• Bắt buộc cho hàng nông sản, thực phẩm hoặc dược phẩm.

Chứng Từ Bảo Hiểm Hàng Hóa (Insurance Certificate):

• Đảm bảo bồi thường trong trường hợp xảy ra rủi ro trong quá trình vận chuyển.

III. Quy Trình Khai Báo Hải Quan Xuất Khẩu

1. Chuẩn Bị Hồ Sơ và Kiểm Tra Chứng Từ

• Thu thập các giấy tờ cần thiết: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, và tờ khai hải quan.
• Kiểm tra tính chính xác: Đảm bảo thông tin nhất quán giữa các chứng từ.

2. Đăng Nhập và Khai Báo Qua VNACCS/VCIS

• Đăng nhập vào hệ thống VNACCS: Sử dụng tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký.
• Nhập thông tin chi tiết: Mã HS, trị giá FOB/CIF, thông tin người bán và người mua.

Ví dụ: Mã HS cho xuất khẩu giày dép là 6403.99.00 giúp xác định thuế suất phù hợp và loại hàng hóa.

3. Nộp Hồ Sơ và Thanh Toán Thuế Hải Quan

• Nộp tờ khai điện tử: Sau khi hoàn tất khai báo, hệ thống sẽ phản hồi mã tờ khai.
• Thanh toán thuế xuất khẩu: Nếu hàng hóa chịu thuế, doanh nghiệp cần nộp thuế trước khi làm thủ tục thông quan.

4. Kiểm Tra Hải Quan và Thông Quan Hàng Hóa

• Kiểm tra thực tế hoặc giấy tờ: Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra hàng hóa ngẫu nhiên hoặc theo loại hàng.
• Thông quan: Nếu không có vấn đề, hải quan sẽ phê duyệt và cấp phép xuất khẩu.

5. Nhận Vận Đơn và Theo Dõi Lô Hàng

• Nhận vận đơn từ hãng tàu: Sau khi hàng lên tàu, vận đơn sẽ được cấp cho doanh nghiệp.
• Theo dõi lô hàng: Sử dụng mã vận đơn để kiểm soát lộ trình và thời gian giao hàng.

6. Giải Quyết Các Vấn Đề Phát Sinh (Nếu Có)

• Xử lý sai sót: Nếu phát hiện sai trong tờ khai hoặc chứng từ, doanh nghiệp cần bổ sung kịp thời.
• Lưu trữ hồ sơ: Giữ lại bản sao chứng từ xuất khẩu để đối chiếu hoặc kiểm toán trong tương lai.

Lưu Ý Khi Thực Hiện Khai Báo Hải Quan Xuất Khẩu

• Cập nhật mã HS mới: Mã HS có thể thay đổi theo thời gian và ảnh hưởng đến mức thuế suất.
• Chú ý thời gian cut-off: Giao hàng đúng hạn trước thời gian cut-off của hãng tàu để tránh rớt chuyến.
• Kiểm tra kỹ niêm phong container: Đảm bảo không có sai sót trong niêm phong để tránh tranh chấp.
  

  Hướng dẫn về quy trình khai báo hải quan cho hàng hóa xuất khẩu

Ví Dụ Minh Họa Thực Tế

Ví dụ 1: Công ty A xuất khẩu gạo sang Hàn Quốc. Sau khi khai báo trên VNACCS và nộp chứng nhận kiểm dịch, lô hàng được thông quan trong vòng 24 giờ.
Ví dụ 2: Công ty B xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản nhưng khai sai mã HS, dẫn đến lô hàng bị giữ lại. Sau khi điều chỉnh thông tin và nộp bổ sung hồ sơ, hàng hóa được thông quan nhưng phát sinh chi phí lưu kho.

IV. Các Lưu Ý Quan Trọng Khi Khai Báo Hải Quan

1. Chính Xác Thông Tin Mã HS
   • Mã HS không chỉ ảnh hưởng đến thuế suất mà còn quyết định thủ tục kiểm tra. Việc khai sai mã có thể dẫn đến hàng hóa bị giữ lại hoặc phạt.
2. Đồng Bộ Thông Tin Giữa Các Chứng Từ
   • Hóa đơn thương mại, vận đơn, và tờ khai phải khớp nhau về số lượng, trị giá, và thông tin lô hàng.
3. Thời Gian Cut-off của Hãng Tàu
   • Phải đảm bảo hoàn tất khai báo và giao hàng trước thời gian cut-off của hãng tàu để tránh việc rớt chuyến.
4. Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Niêm Phong Container
   • Đảm bảo niêm phong đúng tiêu chuẩn để tránh thất thoát hoặc tranh chấp khi hàng hóa đến cảng đích.
5. Theo Dõi Thông Quan Kịp Thời
   • Sau khi nộp tờ khai, cần theo dõi tình trạng thông quan để xử lý nhanh các yêu cầu bổ sung nếu có.
6. Nộp Đầy Đủ Thuế và Phí Hải Quan
   • Một số mặt hàng có thể yêu cầu thanh toán thuế trước khi thông quan, vì vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách phù hợp.
7. Cập Nhật Quy Định Hải Quan Mới Nhất
   • Quy định hải quan thay đổi liên tục. Việc không nắm bắt kịp thời có thể dẫn đến sai sót hoặc chậm trễ trong quá trình khai báo.
8. Chuẩn Bị Sẵn Sàng Cho Kiểm Tra Ngẫu Nhiên
   • Một số lô hàng có thể bị chọn kiểm tra ngẫu nhiên. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn tài liệu và hàng hóa để hỗ trợ quá trình này.
9. Lưu Trữ Hồ Sơ Đúng Quy Định
   • Doanh nghiệp nên giữ bản sao tờ khai và các chứng từ liên quan để đối chiếu hoặc kiểm toán trong tương lai.
10. Hợp Tác Với Công Ty Logistics Uy Tín

• Đơn vị logistics uy tín sẽ hỗ trợ từ khâu khai báo đến thông quan, giúp tối ưu thời gian và chi phí vận chuyển.

V. Ví Dụ Thực Tế Về Khai Báo Hải Quan Thành Công

Ví Dụ 1: Xuất Khẩu Nông Sản Sang Thái Lan

Công ty X chuyên xuất khẩu gạo, gửi 50 tấn gạo sang Thái Lan.

• Chuẩn bị: Công ty đã hoàn tất hợp đồng ngoại thương và có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật từ Bộ Nông nghiệp. Mã HS cho gạo là 1006.30.00 được khai chính xác.
• Khai báo: Hệ thống VNACCS phản hồi mã tờ khai thành công. Công ty nộp thuế xuất khẩu ngay sau đó và giao hàng trước thời hạn cut-off.
• Kết quả: Hải quan thông quan ngay trong vòng 24 giờ do hồ sơ đầy đủ. Nhờ chuẩn bị sẵn giấy kiểm dịch và khai báo chuẩn xác, hàng không bị giữ lại kiểm tra, tiết kiệm chi phí lưu kho.

 

Ví Dụ 2: Xuất Khẩu Đồ Gỗ Nội Thất Sang Đức

Công ty Y gửi lô hàng gồm 200 bộ bàn ghế gỗ sang Đức cho khách hàng nội thất.

• Chuẩn bị: Công ty nộp đầy đủ chứng nhận xuất xứ (Form A) để được hưởng ưu đãi thuế quan theo EVFTA. Mã HS cho bàn ghế gỗ là 9403.60.10. Hàng hóa được đóng gói cẩn thận và niêm phong đúng chuẩn.
• Khai báo: Sau khi hoàn tất khai báo qua VNACCS, công ty nộp phí hải quan và nhận vận đơn từ hãng tàu.
• Kết quả: Hàng hóa được thông quan nhanh chóng nhờ hồ sơ chuẩn chỉnh và không có sự cố phát sinh. Đối tác tại Đức nhận hàng đúng thời gian dự kiến, giúp công ty Y duy trì uy tín và mối quan hệ khách hàng.

Ví Dụ 3: Xuất Khẩu Hàng May Mặc Sang Mỹ

Công ty Z xuất khẩu 5000 áo thun sang đối tác tại New York, Mỹ.

• Chuẩn bị: Công ty hoàn thiện chứng từ gồm hóa đơn thương mại, vận đơn, và phiếu đóng gói. Hàng hóa được khai mã HS 6109.10.00 (áo thun). Để hưởng ưu đãi thuế theo GSP, doanh nghiệp nộp chứng nhận xuất xứ Form A.
• Khai báo: Công ty sử dụng hệ thống VNACCS để nộp tờ khai và thanh toán thuế. Hàng được niêm phong an toàn trong container 40ft và vận chuyển ra cảng Cát Lái trước thời hạn cut-off.
• Kết quả: Hải quan không yêu cầu kiểm tra thực tế, thông quan trong vòng 8 giờ. Tàu khởi hành đúng lịch, và hàng hóa được giao tới cảng New York đúng thời gian, giúp công ty Z củng cố uy tín với đối tác Mỹ.

VI. Các Sai Lầm Thường Gặp Khi Khai Báo Hải Quan

1. Khai sai mã HS
   • Dẫn đến chậm trễ và chi phí phát sinh.
2. Không nộp đủ giấy tờ cần thiết
   • Hải quan yêu cầu bổ sung, gây mất thời gian.
3. Không cập nhật thay đổi quy định xuất nhập khẩu
   • Quy định hải quan có thể thay đổi theo thời gian.
4. Giao hàng trễ cut-off time
   • Lô hàng có thể bị rớt tàu và phải đợi chuyến tiếp theo.

VII. Kết Luận: Tối Ưu Hóa Quy Trình Khai Báo Hải Quan

Quy trình khai báo hải quan yêu cầu sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các đối tác logistics và cơ quan hải quan để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ. Sử dụng hệ thống VNACCS giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Lời khuyên:

• Làm việc với công ty logistics uy tín để được hỗ trợ từ khai báo đến thông quan.
• Luôn cập nhật các quy định mới nhất từ cơ quan hải quan để tránh sai sót.

Với quy trình khai báo được thực hiện đúng cách, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa cơ hội xuất khẩu và mở rộng thị trường quốc tế.