Quy trình giải quyết khi hàng hóa bị hải quan giữ lại

Khi hàng hóa bị giữ lại tại hải quan, doanh nghiệp cần xử lý nhanh chóng để giảm thiểu tổn thất. Dưới đây là quy trình chi tiết giúp bạn giải quyết tình huống này.

1. Xác Định Lý Do Bị Giữ Lại

• Thông báo từ hải quan: Hải quan sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.
• Các lý do phổ biến:

Sai lệch hoặc thiếu chứng từ

• Ví dụ: Hóa đơn thương mại, vận đơn, hoặc chứng nhận xuất xứ không đầy đủ hoặc không trùng khớp.

Khai sai mã HS hoặc giá trị hàng hóa

• Mã HS không đúng có thể dẫn đến kiểm tra bổ sung và chậm trễ thông quan.

Thiếu giấy phép đặc biệt hoặc kiểm dịch

• Một số mặt hàng như thực phẩm, dược phẩm, và hàng hóa nguy hiểm cần giấy phép hoặc kiểm dịch từ cơ quan có thẩm quyền.

Bị kiểm tra ngẫu nhiên

• Hải quan có thể chọn một số lô hàng ngẫu nhiên để kiểm tra nhằm ngăn chặn gian lận hoặc hàng hóa bất hợp pháp.

Không nộp thuế hoặc phí hải quan đúng hạn

• Nếu doanh nghiệp chưa hoàn thành thanh toán thuế xuất khẩu, hàng sẽ bị giữ lại cho đến khi nghĩa vụ được hoàn tất.

Vấn đề liên quan đến niêm phong container

• Container không được niêm phong đúng quy định có thể gây nghi ngờ và dẫn đến kiểm tra chi tiết.

2. Xử Lý Hồ Sơ và Bổ Sung Chứng Từ

1. Kiểm tra và Đối Chiếu Hồ Sơ
   • Soát lại toàn bộ chứng từ (hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói) để đảm bảo tính nhất quán giữa các giấy tờ.
2. Sửa Lỗi Khai Báo
   • Nếu mã HS hoặc thông tin bị sai, cần đăng nhập hệ thống VNACCS để chỉnh sửa và khai báo lại.
3. Bổ Sung Giấy Tờ Thiếu
   • Nếu thiếu giấy phép kiểm dịch, chứng nhận chất lượng, doanh nghiệp phải nhanh chóng nộp bổ sung cho hải quan.
4. Liên Hệ Hải Quan
   • Phối hợp với cán bộ hải quan để biết thêm chi tiết về hồ sơ cần bổ sung và thời gian xử lý.
5. Thanh Toán Phí Phát Sinh (Nếu Có)
   • Chuẩn bị nộp các chi phí như phí lưu kho, kiểm tra bổ sung nếu bị yêu cầu.

Ví dụ: Khi xuất khẩu thực phẩm, nếu thiếu giấy kiểm dịch thực vật, doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền và nộp bổ sung giấy phép để thông quan nhanh chóng.

3. Thanh Toán Các Chi Phí Phát Sinh (Nếu Có)

Trong trường hợp hàng hóa bị giữ lại tại hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách cho các chi phí phát sinh:

1. Phí Lưu Kho và Lưu Bãi:
   • Nếu hàng bị giữ lại quá thời gian quy định, doanh nghiệp phải thanh toán chi phí lưu kho tại cảng.
2. Phí Kiểm Tra Thực Tế:
   • Phí này áp dụng khi lô hàng bị kiểm tra ngẫu nhiên hoặc yêu cầu kiểm dịch bổ sung.
3. Phí Sửa Chữa Hoặc Thay Đổi Chứng Từ:
   • Khi cần chỉnh sửa tờ khai hoặc bổ sung chứng từ, các khoản phí xử lý có thể được áp dụng.
4. Phí Phạt Do Khai Báo Sai Hoặc Trễ Hạn:
   • Nếu doanh nghiệp khai báo sai mã HS hoặc không hoàn thành khai báo đúng thời gian, có thể bị phạt hành chính.

Ví dụ: Nếu hàng xuất khẩu bị kiểm tra và lưu tại cảng Cát Lái, phí lưu kho có thể tăng nhanh nếu không giải quyết trong thời gian ngắn. Doanh nghiệp nên phối hợp nhanh chóng với hải quan để tránh chi phí không cần thiết.

 

4. Kiểm Tra Thực Tế Hàng Hóa

Khi hàng hóa bị chọn để kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần phối hợp với hải quan để quy trình diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.

1. Quy Trình Kiểm Tra:
   • Hải quan sẽ mở container hoặc kiện hàng để kiểm tra nội dung, đối chiếu với thông tin khai báo.
   • Một số hàng đặc thù (như thực phẩm, dược phẩm) có thể cần kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng tại chỗ.
2. Chuẩn Bị Khi Kiểm Tra:
   • Doanh nghiệp cần cử nhân viên giám sát quá trình kiểm tra, tránh sai sót.
   • Đảm bảo niêm phong container được tháo đúng cách và ghi nhận biên bản kiểm tra đầy đủ.
3. Xử Lý Khi Có Sai Lệch:
   • Nếu phát hiện sai lệch (ví dụ: thiếu chứng từ, khai sai mã HS), doanh nghiệp cần bổ sung ngay để thông quan.

Ví dụ: Một lô hàng điện tử có thể bị kiểm tra để đảm bảo không chứa linh kiện bất hợp pháp. Khi quá trình kiểm tra hoàn tất và không có lỗi, lô hàng sẽ được cấp phép thông quan ngay lập tức.

5. Phát Hành Quyết Định Thông Quan

Khi hàng hóa đã hoàn tất kiểm tra và đáp ứng đủ điều kiện khai báo, hải quan sẽ phát hành quyết định thông quan. Quy trình này bao gồm:

1. Cấp phép thông quan điện tử:
   • Hệ thống VNACCS sẽ tự động cập nhật trạng thái và gửi thông báo cho doanh nghiệp.
   • Doanh nghiệp có thể tải quyết định này từ hệ thống để hoàn tất thủ tục.
2. Nhận lại vận đơn và giấy tờ:
   • Sau khi được thông quan, doanh nghiệp nhận vận đơn để tiếp tục giao hàng cho đối tác.
3. Tiến hành giao hàng:
   • Container được giải phóng khỏi cảng và chuyển đến địa điểm cuối cùng theo kế hoạch.

Ví dụ: Lô hàng thủy sản của công ty A sau khi được kiểm tra đạt chuẩn đã nhận quyết định thông quan trong 24 giờ và được chuyển đến kho đối tác tại Nhật Bản đúng hạn.

6. Lưu Ý Quan Trọng Khi Giải Quyết Hàng Bị Giữ Lại

Phản Hồi Nhanh Chóng:

• Liên hệ ngay với hải quan để biết nguyên nhân và yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc chứng từ.

Chuẩn Bị Đầy Đủ Giấy Tờ:

• Đảm bảo tất cả chứng từ (hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói) khớp với khai báo.

Kiểm Soát Phí Phát Sinh:

• Quản lý tốt thời gian để hạn chế chi phí lưu kho và lưu bãi tại cảng.

Làm Việc Với Đối Tác Logistics:

• Hợp tác với công ty logistics uy tín sẽ giúp giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh.

Kiểm Soát Niêm Phong Container:

• Đảm bảo niêm phong đúng cách để tránh mất mát và tranh chấp.

Theo Dõi Liên Tục:

• Sử dụng hệ thống VNACCS để cập nhật trạng thái thông quan và bổ sung ngay nếu cần.

Kiểm Soát Rủi Ro:

• Chuẩn bị trước cho các trường hợp bị kiểm tra ngẫu nhiên để xử lý nhanh.

Ghi Nhận và Lưu Trữ Tài Liệu:

• Lưu trữ tất cả biên bản và chứng từ để phục vụ đối chiếu và kiểm toán sau này.

Ví Dụ Thực Tế

Ví Dụ 1: Xuất Khẩu Nông Sản Sang EU – Giải Quyết Nhanh Chứng Từ Kiểm Dịch

Một doanh nghiệp tại Đồng Tháp xuất khẩu 10 tấn thanh long sang Đức. Sau khi lô hàng đến cảng, hải quan Đức yêu cầu bổ sung chứng nhận kiểm dịch thực vật vì giấy tờ không đúng mẫu theo quy định EU.

• Giải pháp:
  1. Doanh nghiệp liên hệ cơ quan kiểm dịch tại Việt Nam để cấp lại chứng nhận phù hợp với yêu cầu EU.
  2. Gửi trước bản điện tử để hải quan kiểm tra nhanh trong khi chờ bản gốc được chuyển đến Đức qua đường chuyển phát nhanh.
  3. Phối hợp với đối tác logistics tại Đức để giải trình và giảm thời gian lưu kho.
• Kết quả:
  Lô hàng được thông quan trong 48 giờ, hạn chế chi phí phát sinh từ việc lưu kho, giúp hàng hóa đến đúng lịch cho đối tác Đức.
  

  hàng hóa bị hải quan giữ lại

Ví Dụ 2: Xuất Khẩu Linh Kiện Điện Tử Sang Mỹ – Sửa Sai Mã HS

Công ty A tại Việt Nam xuất khẩu linh kiện điện tử sang Mỹ với mã HS 8504.40.00. Tuy nhiên, hải quan Mỹ thông báo mã này không phù hợp với loại hàng, yêu cầu sửa mã HS thành 8471.80.10.

• Giải pháp:
  1. Công ty A đăng nhập vào hệ thống VNACCS tại Việt Nam và chỉnh sửa tờ khai.
  2. Phát hành lại hóa đơn và vận đơn phù hợp với mã HS mới.
  3. Đối tác tại Mỹ phối hợp với hải quan để bổ sung chứng từ và giải quyết nhanh tình huống.
• Kết quả:
  Lô hàng được thông quan trong ngày, tuy nhiên phát sinh thêm phí xử lý hồ sơ. Nhờ chuẩn bị kỹ lưỡng và đối tác hỗ trợ hiệu quả, thời gian giao hàng không bị ảnh hưởng.

Ví Dụ 3: Gỗ Xuất Khẩu Sang Hàn Quốc – Kiểm Tra Ngẫu Nhiên

Một công ty gỗ tại Bình Định xuất khẩu 50 tấn gỗ sang Hàn Quốc. Khi lô hàng đến cảng Busan, hải quan yêu cầu kiểm tra ngẫu nhiên về chứng nhận xuất xứ và giấy kiểm dịch.

• Giải pháp:
  1. Công ty cử nhân viên giám sát kiểm tra tại cảng và cung cấp đầy đủ hồ sơ xuất xứ (Form A).
  2. Phối hợp với đối tác logistics tại Hàn Quốc để đẩy nhanh quy trình kiểm dịch.
• Kết quả:
  Sau 8 giờ kiểm tra, hàng hóa được cấp phép thông quan. Việc chuẩn bị kỹ trước khi xuất khẩu đã giúp công ty tránh phát sinh chi phí lưu kho và giao hàng đúng hạn cho đối tác.

 

7. Lựa Chọn Đối Tác Vận Chuyển Uy Tín – Những Tiêu Chí Quan Trọng

1. Kinh Nghiệm và Chuyên Môn:
   • Chọn đơn vị có kinh nghiệm trong vận chuyển quốc tế và thông thạo quy trình hải quan tại các cảng lớn.
   • Ví dụ: Công ty có kinh nghiệm xuất khẩu hàng nông sản sẽ biết cách xử lý giấy kiểm dịch nhanh hơn.
2. Chất Lượng Dịch Vụ và Đánh Giá Từ Khách Hàng:
   • Kiểm tra phản hồi từ các khách hàng khác để đảm bảo đối tác đáng tin cậy.
   • Đơn vị có chứng nhận ISO hoặc các giải thưởng về dịch vụ logistics thường là lựa chọn tốt.
3. Mạng Lưới Kết Nối Quốc Tế:
   • Đơn vị có mối quan hệ tốt với hải quan và hãng tàu giúp tối ưu thời gian thông quan và giảm thiểu rủi ro phát sinh.
4. Giá Cả Cạnh Tranh và Tính Minh Bạch:
   • Chọn đối tác công khai minh bạch các loại phí vận chuyển và không có phụ phí ẩn.
5. Hỗ Trợ Giải Quyết Sự Cố:
   • Đối tác uy tín sẽ có quy trình rõ ràng để xử lý vấn đề phát sinh như hàng hóa bị giữ lại hoặc rớt chuyến.
6. Bảo Hiểm Hàng Hóa:
   • Đơn vị có chính sách bảo hiểm hàng hóa giúp giảm thiểu rủi ro và bồi thường kịp thời khi xảy ra sự cố.

Lựa chọn đúng đối tác vận chuyển không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, nâng cao hiệu quả kinh doanh và giữ uy tín với khách hàng quốc tế.

Quy trình xử lý khi hàng hóa bị giữ tại hải quan đòi hỏi sự linh hoạt và phối hợp nhịp nhàng giữa doanh nghiệp, hải quan và đối tác logistics. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và cập nhật kịp thời quy định là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất và tối ưu thời gian vận chuyển.