Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu

Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu
28Th7

Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu

Bảng giá cước, Blog, Dịch vụ hải quan, Quy Trình Thủ Tục, Vận Tải Biển Nội Địa, Vận Tải Biển Quốc Tế

Trong hoạt động xuất nhập khẩu và logistics, một bước quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện chính là xin báo giá cước vận chuyển từ hãng tàu. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng nhận được mức giá tốt hoặc phản hồi nhanh chóng. Vậy làm thế nào để xin báo giá hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo chi phí tối ưu? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết.

1. Vì sao cần xin báo giá cước vận chuyển từ hãng tàu?

Báo giá cước vận chuyển (freight quotation) là thông tin chi tiết về chi phí mà hãng tàu hoặc forwarder cung cấp cho một lô hàng cụ thể. Đây là bước quan trọng trước khi ra quyết định xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Việc xin báo giá cước giúp doanh nghiệp:

  • So sánh chi phí: Dễ dàng lựa chọn hãng tàu hoặc tuyến vận chuyển tối ưu nhất.

  • Lập kế hoạch tài chính: Xác định trước chi phí logistics để cân đối với giá bán hàng hóa.

  • Tránh phát sinh bất ngờ: Báo giá chi tiết sẽ thể hiện rõ các phụ phí (Local charges, THC, DOC, CIC, Cleaning Fee…), từ đó hạn chế rủi ro đội chi phí.

  • Tạo sự chuyên nghiệp khi giao dịch: Đối tác quốc tế thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chi phí logistics minh bạch trước khi ký hợp đồng.

👉 Ví dụ thực tế:
Một công ty xuất khẩu gạo ở Long An muốn gửi 2 container 20 feet sang Manila (Philippines). Nếu chỉ hỏi chung chung “giá cước bao nhiêu?”, hãng tàu có thể đưa mức giá cao hoặc thiếu chi tiết. Nhưng nếu công ty gửi đầy đủ thông tin (cảng đi: Cát Lái, cảng đến: Manila, số lượng container, thời gian dự kiến, điều kiện giao hàng…), hãng tàu sẽ báo giá chính xác hơn, thậm chí còn cung cấp thêm nhiều tuyến vận chuyển để doanh nghiệp lựa chọn.

Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu

Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu

2. Thông tin cần chuẩn bị trước khi xin báo giá

Để có báo giá chính xác và nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin sau:

2.1. Thông tin lô hàng

  • Loại hàng hóa (General Cargo, hàng lạnh, hàng nguy hiểm…)

  • Trọng lượng và thể tích (Gross Weight, CBM)

  • Số lượng container hoặc lô hàng lẻ (FCL/LCL)

2.2. Thông tin tuyến vận chuyển

  • Cảng đi (POL – Port of Loading)

  • Cảng đến (POD – Port of Discharge)

  • Thời gian dự kiến xuất hàng (ETD – Estimated Time of Departure)

2.3. Điều kiện thương mại (Incoterms)

  • Nếu bạn bán CIF thì cần xin báo giá từ cảng đi đến cảng đích.

  • Nếu bán FOB thì chỉ cần báo giá từ cảng đi đến POD.

👉 Ví dụ: Một doanh nghiệp ở Hải Phòng xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản theo điều kiện CIF Tokyo. Khi xin báo giá, họ cần hãng tàu báo cước từ Cảng Hải Phòng (POL) đến Tokyo Port (POD), bao gồm cả phụ phí tại Việt Nam và Nhật Bản.

3. Các bước xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả

3.1. Liệt kê danh sách hãng tàu và forwarder uy tín

  • Không nên chỉ hỏi một hãng tàu duy nhất. Hãy liên hệ 3–5 hãng tàu hoặc forwarder để có nhiều lựa chọn.

  • Các hãng tàu lớn: Maersk, MSC, CMA-CGM, ONE, Hapag-Lloyd…

  • Các forwarder uy tín: DHL Global Forwarding, Kuehne+Nagel, DSV, Expeditors, hoặc forwarder Việt Nam như Gemadept, Vinafco.

3.2. Gửi yêu cầu báo giá (RFQ – Request for Quotation) rõ ràng

Một email xin báo giá hiệu quả nên có:

  • Tiêu đề rõ ràng: “RFQ – Freight rate HCM → Los Angeles, 2x40HC, ETD 15/09”

  • Nội dung bao gồm: loại hàng, số container, POL, POD, ETD, điều kiện Incoterms.

  • Thời gian yêu cầu báo giá: Ví dụ “Xin báo giá trước 17h ngày 10/09”.

📌 Mẫu email xin báo giá cước vận chuyển (chi tiết):
Kính gửi Quý hãng tàu/forwarder,

Chúng tôi là Công ty ABC, hiện có nhu cầu xuất khẩu lô hàng như sau:

- POL (Cảng xếp hàng): Cát Lái, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
- POD (Cảng dỡ hàng): Los Angeles, USA
- Mặt hàng: Đồ gỗ nội thất (không thuộc hàng nguy hiểm, không cần kiểm dịch)
- Số lượng/Container: 02 x 40HC
- ETD dự kiến: 15/09/2025
- Yêu cầu đặc biệt: Hàng đóng pallet, cần xếp chồng (stackable), không cần hàng lạnh.

Kính đề nghị Quý hãng tàu/forwarder vui lòng gửi báo giá cho chúng tôi, bao gồm:
1. Cước biển (Ocean Freight)
2. Local charges tại cảng đi (Origin charges)
3. Local charges tại cảng đến (Destination charges – nếu có)
4. Các loại phụ phí khác (nếu có), vui lòng liệt kê chi tiết.

Đồng thời, vui lòng cho chúng tôi biết:
- Thời hạn hiệu lực báo giá
- Lịch tàu (sailing schedule) gần nhất
- Thời gian vận chuyển (transit time)
- Điều kiện thanh toán (nếu có yêu cầu đặc biệt)

Xin Quý hãng gửi báo giá chính thức qua email này trước ngày 10/09/2025 để chúng tôi kịp trình ban lãnh đạo xem xét và ra quyết định.

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý hãng và mong sớm nhận được phản hồi.

Trân trọng,
Công ty ABC
Địa chỉ: [ghi địa chỉ công ty]
Điện thoại: [số điện thoại liên hệ]
Email: [email liên hệ]
Người liên hệ: [Tên + Chức vụ]

3.3. So sánh báo giá và điều kiện

Khi nhận báo giá, đừng chỉ nhìn vào con số “cước biển”. Hãy chú ý:

  • Phụ phí (THC, CIC, Seal Fee, Cleaning Fee…)

  • Thời gian vận chuyển (Transit Time)

  • Chính sách free time (miễn phí lưu container, lưu bãi)

👉 Ví dụ: Hãng A báo giá 1,500 USD/container nhưng chỉ cho 7 ngày free time, hãng B báo 1,600 USD/container nhưng cho 14 ngày free time. Nếu bạn cần nhiều thời gian dỡ hàng, chọn hãng B sẽ tiết kiệm hơn.

Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu

Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu

4. Lưu ý khi xin báo giá từ hãng tàu

Khi xin báo giá cước vận chuyển, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm quan trọng sau để tránh rủi ro và tối ưu chi phí logistics:

4.1. Báo giá có thời hạn

  • Thông thường, báo giá cước chỉ có hiệu lực trong 7–14 ngày.

  • Vào mùa cao điểm (peak season), giá có thể thay đổi hàng tuần, thậm chí từng ngày.

  • Doanh nghiệp nên lập kế hoạch đặt chỗ (booking) sớm để tránh tình trạng giá tăng bất ngờ.

👉 Ví dụ: Trong tháng 11–12 (cao điểm xuất hàng cuối năm), nhiều hãng tàu tuyến châu Âu chỉ giữ báo giá trong 5 ngày. Nếu doanh nghiệp không xác nhận kịp, giá mới có thể cao hơn 200–300 USD/container.

4.2. Xác nhận bằng văn bản

  • Tránh thỏa thuận miệng hoặc chỉ hỏi giá qua điện thoại.

  • Luôn yêu cầu hãng tàu/forwarder gửi báo giá chính thức bằng email hoặc văn bản có dấu.

  • Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ khi xảy ra tranh chấp.

4.3. Chú ý phụ phí phát sinh

  • Một số chi phí không nằm trong báo giá cước chính nhưng sẽ được tính tại cảng đến, ví dụ:

    • Phí D/O (Delivery Order Fee)

    • Handling fee (phí xử lý chứng từ)

    • Phí lưu container (demurrage/detention)

  • Doanh nghiệp nên hỏi kỹ về các local charges tại cảng đi và cảng đến để tránh phát sinh ngoài dự kiến.

👉 Ví dụ: Một lô hàng đi cảng Los Angeles (Mỹ), ngoài cước biển, còn phát sinh phí xếp dỡ tại cảng đến 350 USD/container, nếu không tính trước sẽ ảnh hưởng đến giá bán.

4.4. Đàm phán chiết khấu

  • Nếu doanh nghiệp có sản lượng vận chuyển lớn hoặc là khách hàng thân thiết, hoàn toàn có thể đàm phán để được mức giá ưu đãi hơn.

  • Ngoài ra, có thể thương lượng về các điều khoản như thời gian thanh toán hoặc hỗ trợ phí local charges.

👉 Ví dụ: Một doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản tại Cà Mau, mỗi tháng xuất 50 container đi Nhật, đã thương lượng thành công mức chiết khấu giảm 100 USD/container so với báo giá thông thường.

⚡ Như vậy, chỉ cần chú ý những chi tiết nhỏ này, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí logistics và tránh được nhiều rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.

Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu

Cách xin báo giá cước vận chuyển hiệu quả từ hãng tàu

5. Kinh nghiệm xin báo giá hiệu quả

  • Chuẩn bị kỹ thông tin trước khi hỏi giá → hãng tàu sẽ phản hồi nhanh hơn.

  • Hỏi giá sớm ít nhất 2–3 tuần trước khi hàng đi → tránh bị ép giá do gấp rút.

  • Xây dựng quan hệ lâu dài với forwarder/đại lý hãng tàu → dễ dàng được hỗ trợ khi cần gấp.

  • So sánh tổng chi phí, không chỉ nhìn vào giá cước → đôi khi giá rẻ chưa chắc là tiết kiệm nhất.

👉 Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp xuất khẩu may mặc ở Bình Dương thường xuyên gửi hàng đi New York. Ban đầu, họ luôn chọn hãng có giá rẻ nhất. Tuy nhiên, nhiều lần hàng bị delay do thiếu chỗ. Sau đó, họ xây dựng quan hệ lâu dài với một forwarder, chấp nhận giá cao hơn 50–100 USD/container nhưng được ưu tiên chỗ và hỗ trợ khi kẹt cảng → tổng thể tiết kiệm chi phí và uy tín hơn.

6. Kết luận

Xin báo giá cước vận chuyển từ hãng tàu không chỉ đơn giản là “hỏi giá”, mà còn là một kỹ năng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu biết chuẩn bị thông tin đầy đủ, gửi yêu cầu chuyên nghiệp và biết cách so sánh – đàm phán, doanh nghiệp sẽ luôn có được mức giá hợp lý, dịch vụ phù hợp và tối ưu chi phí logistics.

Share this post

Chat Zalo

Số điện thoại
0902575466