OPS là gì trong logistics? Ứng dụng thực tế trong chuỗi cung ứng

Trong lĩnh vực logistics và chuỗi cung ứng, nhiều người thường nghe đến khái niệm “OPS” nhưng chưa thật sự hiểu rõ OPS là gì, nó có vai trò gì trong vận hành và ứng dụng thực tiễn ra sao. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ OPS một cách chi tiết, dễ hình dung, kèm ví dụ thực tế.

---

I. OPS là gì?

OPS là gì trong logistics? OPS là viết tắt của từ tiếng Anh “Operations”, trong ngữ cảnh logistics nghĩa là hoạt động vận hành – điều phối – xử lý toàn bộ chu trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích. Đây là bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý các hoạt động hậu cần, điều phối phương tiện, kiểm soát hàng hóa và giám sát quá trình giao nhận trong suốt chuỗi cung ứng.

1. Ý nghĩa cụ thể trong logistics

Trong ngành logistics, OPS thường đảm nhận các nhiệm vụ như:

• Điều phối phương tiện vận chuyển: Xe tải, container, tàu biển, tàu hỏa, máy bay…

• Xử lý đơn hàng: Kiểm tra thông tin booking, số lượng, thời gian giao nhận, đối chiếu với hợp đồng.

• Theo dõi lịch trình: Giám sát thời gian xuất kho, di chuyển và giao hàng.

• Phối hợp với các bộ phận khác: Như kho bãi (WMS), chứng từ (Docs), sale logistics, kế toán, khách hàng…

• Xử lý phát sinh: Như trễ lịch tàu, container bị giữ lại tại cảng, sai thông tin vận đơn, container bị thất lạc…

✅ Tóm lại: OPS chính là “bộ não” điều phối mọi hoạt động vận tải – là người giữ bánh xe chuỗi cung ứng vận hành liên tục và hiệu quả.

---

2. Mô tả công việc thực tế của OPS

Một nhân viên OPS trong công ty logistics quốc tế có thể thực hiện chuỗi công việc điển hình như:

1. Nhận booking từ khách hàng → kiểm tra tuyến đường, hãng tàu, lịch tàu.

2. Đặt chỗ với hãng tàu (booking số).

3. Phối hợp với kho hàng để lên kế hoạch đóng hàng, kiểm container.

4. Kiểm tra chứng từ (packing list, invoice, CO, B/L).

5. Theo dõi container sau khi xuất khẩu, cập nhật khách hàng tình trạng hàng hóa.

6. Khi hàng đến cảng đích: phối hợp giao nhận, xử lý nếu có sai lệch lịch trình.

---

3. Ví dụ thực tế về OPS

Ví dụ 1:

Một công ty xuất khẩu đồ gỗ từ Bình Dương đi Mỹ – tuyến Cát Lái → Los Angeles:

• Nhân viên OPS phải:

  • Đặt booking với hãng tàu CMA CGM.

  • Sắp xếp xe đầu kéo đưa container rỗng từ cảng về nhà máy.

  • Kiểm tra container sạch, khô, đủ tiêu chuẩn xuất hàng gỗ (không thấm nước, không cong vênh).

  • Điều phối đóng hàng và hẹn lịch hải quan kiểm hóa (nếu có).

  • Sau khi container đóng xong, gửi giấy tờ để lấy số vận đơn.

  • Theo dõi container cập cảng LA, cập nhật lịch giao hàng cho khách Mỹ.

Ví dụ 2:

Một sàn thương mại điện tử có hơn 5.000 đơn hàng/ngày:

• OPS sẽ sử dụng hệ thống quản lý giao nhận (Last Mile TMS) để:

  • Phân tuyến giao hàng hợp lý.

  • Gom đơn theo địa chỉ – tối ưu chi phí vận chuyển.

  • Điều phối nhân viên giao nhận (Shipper).

  • Theo dõi các đơn bị trễ, hủy, đổi trả và xử lý tình huống nhanh chóng.

---

4. OPS khác gì với các bộ phận khác?

📌 Lưu ý: Trong công ty lớn, OPS có thể chia thành OPS quốc tế, OPS nội địa, OPS kho, OPS hàng air, OPS hàng FCL/LCL tùy theo loại hình vận chuyển.

---

II. Vai trò của OPS trong logistics

1. Tối ưu quy trình giao nhận

OPS giúp điều phối luồng vận chuyển hiệu quả, giảm thời gian chờ, tránh xe rỗng quay về, tối ưu chi phí vận tải.

• Ví dụ: Một công ty vận tải có OPS giỏi có thể gom 3 đơn hàng cùng tuyến đường để đi một chuyến xe, thay vì 3 chuyến riêng biệt → giảm chi phí logistics tới 30%.

---

2. Kiểm soát tiến độ giao hàng

OPS theo dõi đơn hàng từ lúc xuất kho đến khi khách hàng nhận. Nếu có sự cố như kẹt xe, thời tiết, OPS sẽ chủ động xử lý và cập nhật thông tin.

• Ví dụ: Trong mùa mưa bão, xe container từ TP.HCM ra Hà Nội bị chậm 1 ngày, OPS phải thông báo ngay cho khách hàng, đồng thời điều phối xe khác để tránh gián đoạn chuỗi cung ứng.

---

3. Quản lý rủi ro và xử lý sự cố

OPS chính là người “đứng đầu chiến tuyến” khi có các vấn đề như: trễ chuyến, mất hàng, sai hóa đơn, kiểm hóa bất ngờ, container bị giữ…

• Ví dụ: Một lô hàng bị giữ tại cảng vì thiếu giấy kiểm dịch, nhân viên OPS phải lập tức phối hợp với bộ phận chứng từ và khách hàng để nộp bổ sung kịp thời, tránh phát sinh phí lưu bãi.

---

4. Đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận

OPS là cầu nối giữa kho, vận tải, khách hàng, hãng tàu, hãng bay, Hải quan, tài xế, bộ phận kế toán, sale… để giữ cho toàn bộ chuỗi hoạt động mượt mà.

• Ví dụ: Đơn hàng xuất khẩu đi Hàn Quốc cần CO Form AK, vận chuyển bằng đường biển. OPS phải đảm bảo: chứng từ được gửi cho hãng tàu đúng hạn, xe container tới kho lấy hàng đúng giờ, lịch tàu không bị trễ…

---

5. Giảm chi phí phát sinh

Một OPS giỏi có thể giúp công ty tránh được các khoản phí không đáng có như: phí lưu container, phí DEM/DET, phí trễ tàu, phí sai booking, phí chỉnh sửa vận đơn…

• Ví dụ: OPS kiểm tra kỹ lưỡng container đóng hàng không vượt trọng tải → tránh bị hãng tàu phạt overweight charge lên đến 200 – 400 USD/container.

---

III. Kỹ năng và công cụ cần thiết cho nhân sự OPS

1. Kỹ năng cần có

• Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt

• Xử lý tình huống linh hoạt

• Có kiến thức chuyên sâu về Incoterms, HS code, chứng từ vận tải

• Kỹ năng làm việc dưới áp lực thời gian cao

• Sử dụng tốt phần mềm logistics, GPS, ERP, TMS…

---

2. Công cụ hỗ trợ OPS hiện đại

• Phần mềm quản lý vận tải (TMS): theo dõi xe, container, tài xế theo thời gian thực

• Phần mềm ERP: đồng bộ đơn hàng, tồn kho, giao vận

• Hệ thống quản lý kho (WMS): giúp phối hợp chính xác giữa kho và vận chuyển

• Các nền tảng tra cứu lịch tàu, lịch bay như INTTRA, Cargowise, EDI…

---

IV. Ứng dụng thực tế của OPS trong chuỗi cung ứng

OPS không chỉ đơn thuần là điều phối vận tải, mà còn đóng vai trò trung tâm trong toàn bộ chuỗi cung ứng (Supply Chain). Từ khâu nhập nguyên liệu, sản xuất, lưu trữ, đến phân phối – OPS góp phần tối ưu hóa hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và gia tăng năng suất cho doanh nghiệp.

---

1. Trong doanh nghiệp sản xuất – xuất nhập khẩu

Mô tả:
OPS giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát dòng chảy hàng hóa đầu vào (nguyên vật liệu) và đầu ra (thành phẩm). Việc theo dõi sát lịch trình vận chuyển, cập nhật trạng thái giao hàng giúp đảm bảo tiến độ sản xuất – giao hàng đúng thời gian.

Ví dụ thực tế:

• Một doanh nghiệp sản xuất giày xuất khẩu ở Bình Dương nhập nguyên liệu từ Hàn Quốc. OPS theo dõi lô nguyên phụ liệu nhập cảng Cát Lái, điều phối xe container chở về nhà máy đúng thời hạn để không làm gián đoạn chuyền may.

• Khi xuất hàng đi châu Âu, OPS sắp xếp đặt chỗ trên tàu CMA CGM, lên kế hoạch đóng hàng và đảm bảo container lên tàu đúng lịch, tránh trễ đơn hàng cho đối tác tại Pháp.

---

2. Trong thương mại điện tử (E-commerce)

Mô tả:
OPS trong TMĐT là trung tâm vận hành đơn hàng – từ kho hàng đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Tốc độ giao hàng, khả năng xử lý hoàn/trả hàng đều phụ thuộc vào hệ thống vận hành hiệu quả của OPS.

Ví dụ thực tế:

• Một sàn TMĐT lớn như Tiki hoặc Shopee có đội OPS phụ trách phân tuyến giao hàng tự động, chọn đối tác vận chuyển phù hợp (J&T, GHTK, AhaMove), giám sát từng trạng thái đơn hàng (đã lấy, đang giao, giao thất bại…).

• Khi có đơn hàng bị hoàn trả do không liên lạc được với người mua, OPS sẽ phân tích nguyên nhân, đề xuất tối ưu tuyến giao hoặc hỗ trợ tái giao.

---

3. Trong công ty logistics – dịch vụ 3PL

Mô tả:
Công ty logistics (đặc biệt là 3PL – bên thứ ba) cung cấp dịch vụ trọn gói từ vận chuyển, kho bãi, đến khai báo hải quan. OPS là bộ phận điều phối trung tâm để kết nối tất cả các quy trình này.

Ví dụ thực tế:

• Công ty 3PL nhận vận chuyển hàng điện tử cho Samsung từ Việt Nam đi Philippines. OPS sắp xếp xe tải chở hàng từ kho Bắc Ninh ra cảng Hải Phòng, liên hệ hãng tàu booking, theo dõi container trong suốt hành trình đến Manila, đồng thời hỗ trợ làm chứng từ như manifest, packing list, HBL.

• Trong suốt hành trình, OPS phải cập nhật vị trí hàng hóa cho khách hàng, xử lý phát sinh nếu bị trễ lịch hoặc bị kiểm hóa tại cảng.

---

4. Trong doanh nghiệp bán lẻ có chuỗi cửa hàng

Mô tả:
OPS giúp đồng bộ hóa giữa hệ thống kho trung tâm và các chi nhánh, cửa hàng. Việc lên lịch giao hàng nội bộ, kiểm soát tồn kho, đảm bảo hàng luôn có mặt đúng thời điểm tại cửa hàng là công việc cốt lõi.

Ví dụ thực tế:

• Chuỗi cửa hàng tiện lợi như Circle K hoặc Bách Hóa Xanh có bộ phận OPS phụ trách lập lịch giao hàng từ trung tâm phân phối (DC) đến từng cửa hàng theo tuyến: sáng đi xe tải nhẹ, chiều có thể dùng xe máy nếu thiếu hàng gấp.

• OPS đồng thời theo dõi hàng tồn, lập kế hoạch bổ sung hàng định kỳ cho từng khu vực.

---

5. Trong logistics nội địa và giao nhận Last-mile

Mô tả:
OPS nội địa đảm nhận việc điều phối các tuyến xe tải, xe ba gác, shipper… phục vụ nhu cầu vận chuyển nội tỉnh, nội miền hoặc giao hàng chặng cuối (last-mile delivery).

Ví dụ thực tế:

• Một công ty phân phối thiết bị điện tử ở TP.HCM có đội OPS chuyên sắp xếp giao hàng trong nội thành: chia tuyến, phân ca, kiểm tra số lượng hàng lên xe và thời gian hoàn thành đơn hàng.

• Khi có đơn hàng “COD không nhận được tiền”, OPS sẽ tra soát với tài xế và đối chiếu báo cáo thu tiền với kế toán nội bộ.

---

Tổng kết phần IV

Bất kể là doanh nghiệp sản xuất, TMĐT, logistics hay bán lẻ, OPS đều là hạt nhân giúp chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru. Việc ứng dụng OPS đúng cách sẽ:

• Rút ngắn thời gian giao hàng

• Giảm chi phí vận hành

• Tăng độ tin cậy với khách hàng

• Chủ động kiểm soát rủi ro

---

V. Kết luận

OPS là gì trong logistics?  OPS trong logistics không đơn thuần là “vận hành” – đó là bộ phận điều phối, kiểm soát, xử lý và đảm bảo cho chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru. Trong một thị trường cạnh tranh cao như hiện nay, OPS chính là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của một hệ thống logistics. Đầu tư cho đội ngũ OPS chuyên nghiệp, sử dụng công nghệ hiện đại và tối ưu quy trình là điều mà mọi doanh nghiệp logistics, xuất nhập khẩu đều cần ưu tiên.