Quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng mới nhất
Hải Phòng hiện là cửa ngõ xuất nhập khẩu lớn nhất miền Bắc, tập trung nhiều cảng biển quan trọng như cảng Hải Phòng, Tân Vũ, Đình Vũ, Lạch Huyện. Với sản lượng hàng hóa khổng lồ, việc nắm vững quy trình làm thủ tục hải quan tại đây sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rủi ro.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết Quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng , kèm theo những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
1. Chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ
Đây là bước quan trọng nhất trước khi khai báo hải quan. Nếu thiếu hoặc sai sót chứng từ, doanh nghiệp dễ bị phân luồng vàng/đỏ, dẫn đến chậm trễ thông quan và phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi.
Một bộ hồ sơ hải quan tiêu chuẩn thường gồm:
1.1 Tờ khai hải quan (Customs Declaration)
-
Thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS do Tổng cục Hải quan quản lý.
-
Nội dung cần khai chính xác: mã HS code, tên hàng, số lượng, trị giá, thuế suất.
-
Tờ khai điện tử sau khi truyền lên hệ thống sẽ được cấp số và phản hồi luồng kiểm tra.
👉 Lưu ý: Sai HS code có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, xử phạt hoặc chậm thông quan.
1.2 Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
-
Là căn cứ pháp lý xác định giao dịch mua bán quốc tế.
-
Thông tin cần có: tên hàng, số lượng, điều kiện giao hàng (Incoterms), giá trị hợp đồng, điều khoản thanh toán, thời gian giao nhận.
-
Hải quan thường đối chiếu hợp đồng với hóa đơn và chứng từ khác để xác minh tính chính xác.
1.3 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
-
Do người bán phát hành, thể hiện giá trị hàng hóa.
-
Thông tin bắt buộc: người mua, người bán, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán.
-
Là cơ sở tính trị giá hải quan và thuế nhập khẩu.
1.4 Phiếu đóng gói (Packing List)
-
Thể hiện chi tiết cách đóng gói: số kiện, trọng lượng, thể tích, cách sắp xếp hàng hóa trong container.
-
Hỗ trợ quá trình kiểm hóa thực tế tại cảng.
1.5 Vận đơn (Bill of Lading – B/L)
-
Do hãng tàu hoặc forwarder phát hành.
-
Là chứng từ vận tải quan trọng để nhận hàng tại cảng.
-
Gồm các thông tin: người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee), cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số container, số seal, mô tả hàng hóa.
-
Khi làm thủ tục nhận hàng tại cảng Hải Phòng, doanh nghiệp phải xuất trình B/L gốc hoặc D/O (lệnh giao hàng) do hãng tàu cấp.
1.6 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
-
Xác nhận xuất xứ hàng hóa, giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định FTA (EVFTA, RCEP, CPTPP…).
-
Các mẫu phổ biến: C/O Form E (Trung Quốc), Form AK (ASEAN – Hàn Quốc), Form D (ASEAN), Form EUR.1 (EU)…
-
Nếu không có C/O, doanh nghiệp có thể phải chịu mức thuế nhập khẩu cao hơn.
1.7 Các chứng từ khác (tùy loại hàng)
Một số mặt hàng đặc thù yêu cầu thêm:
-
Giấy phép nhập khẩu: Với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt (máy móc đã qua sử dụng, hóa chất, thiết bị y tế…).
-
Giấy kiểm dịch thực vật/động vật: Với nông sản, thủy sản, gỗ, sản phẩm động vật.
-
Giấy chứng nhận hợp quy (CQ), kiểm tra chất lượng (C/Q): Với hàng hóa bắt buộc phải kiểm tra theo quy định của Bộ ngành (điện tử, đồ chơi, thép, mũ bảo hiểm…).
-
Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Với thực phẩm, đồ uống, dược phẩm.
👉 Kinh nghiệm thực tế:
-
Nên scan toàn bộ chứng từ và lưu trữ trên hệ thống nội bộ để dễ tra cứu.
-
Kiểm tra kỹ thông tin giữa các chứng từ (ví dụ: số lượng trên Invoice và Packing List phải khớp, tên hàng trên B/L phải trùng với tờ khai).
-
Doanh nghiệp mới nên nhờ đơn vị khai thuê hải quan hỗ trợ kiểm tra hồ sơ trước khi truyền tờ khai để tránh sai sót.
Quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng mới nhất
2. Khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS)
Hiện nay, tất cả các thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng đều được thực hiện qua hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS (do Nhật Bản hỗ trợ phát triển, đã áp dụng từ 2014). Đây là bước khai báo thông tin lô hàng để cơ quan hải quan kiểm tra và phân luồng xử lý.
2.1 Đăng nhập hệ thống
-
Doanh nghiệp cần có chữ ký số (USB Token) và được cấp quyền truy cập VNACCS/VCIS từ Tổng cục Hải quan.
-
Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử (như ECUS5-VNACCS, FPT.TQDT, hoặc trực tiếp trên hệ thống).
2.2 Nhập dữ liệu tờ khai điện tử
Khi khai báo, doanh nghiệp phải nhập chính xác và đầy đủ các thông tin:
-
Mã HS Code: Căn cứ để xác định thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa.
-
Tên hàng, mô tả chi tiết: Ví dụ: “Máy in laser A4, hiệu Canon, model XXX, mới 100%”.
-
Số lượng, trọng lượng: Theo Packing List.
-
Trị giá hải quan: Căn cứ theo Invoice và điều kiện giao hàng (Incoterms).
-
Thuế suất và số tiền thuế phải nộp: Tự động tính theo HS code và trị giá.
-
Thông tin hợp đồng, vận đơn, C/O… để đối chiếu.
👉 Lưu ý quan trọng:
Sai HS code hoặc khai thấp trị giá hải quan có thể dẫn đến truy thu thuế + phạt hành chính, ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
2.3 Gửi tờ khai và nhận kết quả phân luồng
Sau khi nhập liệu, doanh nghiệp gửi tờ khai điện tử và hệ thống sẽ phản hồi kết quả phân luồng:
-
Luồng xanh:
-
Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa.
-
Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế (nếu có) → hệ thống tự động thông quan.
-
Thường áp dụng cho doanh nghiệp uy tín, hàng hóa không rủi ro.
-
-
Luồng vàng:
-
Phải nộp bản cứng hồ sơ hải quan để cán bộ hải quan kiểm tra.
-
Nếu hồ sơ hợp lệ → thông quan ngay, không cần mở container.
-
-
Luồng đỏ:
-
Kiểm tra cả hồ sơ giấy và kiểm hóa thực tế hàng hóa.
-
Hải quan có thể mở container tại bãi cảng Hải Phòng để đối chiếu với khai báo.
-
Đây là luồng tốn thời gian và chi phí nhất.
-
2.4 Kinh nghiệm thực tế khi khai báo
-
Trước khi truyền tờ khai, nên soát lại toàn bộ chứng từ để đảm bảo số liệu khớp.
-
Với hàng hóa phức tạp, nên tham khảo trước Biểu thuế xuất nhập khẩu hoặc hỏi ý kiến hải quan để áp đúng HS code.
-
Doanh nghiệp mới nên sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan từ các forwarder/logistics để tránh sai sót ban đầu.
👉 Như vậy, bước khai báo hải quan điện tử chính là “điểm nút” quyết định doanh nghiệp được phân luồng nhanh (xanh) hay phải kiểm tra kỹ (vàng, đỏ).
Quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng mới nhất
3. Nộp thuế xuất nhập khẩu
Sau khi tờ khai hải quan được hệ thống chấp nhận, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế trước khi hàng hóa được thông quan (trừ trường hợp được ân hạn thuế).
3.1 Các loại thuế thường gặp
Tùy từng loại hàng hóa và mã HS code, doanh nghiệp sẽ phải nộp:
-
Thuế nhập khẩu:
-
Áp dụng cho hầu hết hàng nhập khẩu.
-
Mức thuế suất dựa trên Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi (MFN) hoặc Biểu thuế ưu đãi đặc biệt (FTA) nếu có C/O hợp lệ.
-
Ví dụ: Hàng hóa từ Trung Quốc có C/O form E → được hưởng thuế suất ưu đãi thấp hơn.
-
-
Thuế giá trị gia tăng (VAT):
-
Tính trên giá trị tính thuế nhập khẩu + thuế nhập khẩu.
-
Thông thường là 10% (một số mặt hàng đặc thù 5%).
-
-
Thuế tiêu thụ đặc biệt:
-
Áp dụng cho rượu bia, thuốc lá, ô tô, xe máy phân khối lớn, mỹ phẩm cao cấp…
-
-
Thuế bảo vệ môi trường:
-
Áp dụng cho các mặt hàng có nguy cơ gây ô nhiễm như xăng dầu, than, túi nylon…
-
3.2 Hình thức nộp thuế
-
Doanh nghiệp có thể nộp thuế qua:
-
Ngân hàng thương mại đã liên kết với Tổng cục Hải quan (Vietcombank, BIDV, VietinBank, MB, Techcombank…).
-
Internet Banking hoặc nộp trực tiếp tại quầy ngân hàng.
-
-
Hệ thống sẽ ghi nhận tức thời trên VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian thông quan.
👉 Lợi ích: Không cần đến chi cục hải quan nộp tiền mặt như trước, giảm thiểu rủi ro chậm trễ.
3.3 Một số lưu ý quan trọng
-
Doanh nghiệp không được nợ thuế nếu không thuộc diện được ân hạn thuế (theo Luật Quản lý Thuế).
-
Nếu nộp thiếu → hệ thống sẽ không cho thông quan.
-
Nếu nộp thừa → doanh nghiệp có quyền xin hoàn thuế, nhưng thủ tục khá phức tạp.
-
Nên kiểm tra kỹ tài khoản ủy nhiệm chi (UNC) và mã số thuế doanh nghiệp để tránh bị treo tiền.
3.4 Kinh nghiệm thực tế tại Hải Phòng
-
Một số doanh nghiệp mới thường quên nộp VAT vì chỉ chú ý đến thuế nhập khẩu, dẫn đến chậm giải phóng hàng.
-
Khi nhập hàng nhiều lô liên tục, nên đăng ký tài khoản đảm bảo thuế (tài khoản ký quỹ) tại ngân hàng để tự động khấu trừ → tiết kiệm thời gian.
-
Với hàng FTA, nên chuẩn bị sẵn C/O hợp lệ để được giảm thuế ngay lúc khai báo, thay vì nộp trước rồi xin hoàn thuế sau.
Quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng mới nhất
4. Làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu phân luồng đỏ)
Nếu tờ khai bị phân luồng đỏ, doanh nghiệp cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra hàng hóa:
-
Xuất trình chứng từ gốc.
-
Hàng hóa được kiểm tra trực tiếp tại bãi cảng (kiểm tra thủ công hoặc qua máy soi container).
-
Sau khi kiểm tra đạt yêu cầu, cán bộ hải quan xác nhận và cho phép thông quan.
5. Thông quan và nhận hàng tại cảng Hải Phòng
Khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và thủ tục kiểm tra, lô hàng sẽ được thông quan. Doanh nghiệp tiến hành:
-
Liên hệ hãng tàu/forwarder để nhận lệnh giao hàng (D/O).
-
Xuất trình D/O cho cảng để lấy container.
-
Sắp xếp xe kéo container vận chuyển hàng ra khỏi cảng.
👉 Ở bước này, cần phối hợp chặt chẽ với cảng vụ, hãng tàu và đơn vị logistics để tránh phát sinh chi phí lưu container, lưu bãi (demurrage & detention).
6. Lưu ý khi làm thủ tục hải quan tại Hải Phòng
-
Khai báo chính xác HS code: Tránh bị ấn định thuế hoặc xử phạt hành chính.
-
Nộp thuế đúng hạn: Nếu chậm sẽ không được thông quan.
-
Theo dõi tình trạng tờ khai: Có thể tra cứu trên hệ thống hải quan điện tử.
-
Hợp tác với đơn vị logistics uy tín: Giúp xử lý nhanh thủ tục và vận chuyển.
-
Chuẩn bị quỹ thời gian: Đặc biệt với các lô hàng dễ bị kiểm tra chuyên ngành.
Kết luận
Quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng Hải Phòng về cơ bản gồm các bước: chuẩn bị hồ sơ → khai báo hải quan điện tử → nộp thuế → kiểm tra hàng (nếu có) → thông quan và nhận hàng.
Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp nên:
-
Chủ động chuẩn bị hồ sơ đầy đủ.
-
Nắm rõ quy định mới nhất của Tổng cục Hải quan.
-
Hợp tác với đơn vị dịch vụ khai thuê hải quan uy tín tại Hải Phòng nếu chưa có kinh nghiệm.
📌 Hiểu rõ quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu.
