Cảng Cái Mép (Bà Rịa – Vũng Tàu) là một trong những cảng nước sâu lớn nhất Việt Nam, chuyên phục vụ xuất nhập khẩu trực tiếp đi Mỹ, châu Âu. Để hàng hóa được thông quan nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu bãi, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình làm thủ tục hải quan tại đây.

Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết các bước làm thủ tục hải quan tại cảng Cái Mép mới nhất.

---

1. Chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ

Trước khi thực hiện khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ chứng từ hải quan đầy đủ để nộp cho cơ quan chức năng. Đây là bước quan trọng nhất, quyết định quá trình thông quan tại cảng Cái Mép có nhanh hay không.

Bộ hồ sơ hải quan bao gồm:

• Tờ khai hải quan điện tử (khai trên hệ thống VNACCS/VCIS).

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

• Phiếu đóng gói (Packing List).

• Vận đơn (Bill of Lading – B/L).

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – nếu có để hưởng ưu đãi thuế quan.

• Chứng từ chuyên ngành (nếu thuộc diện quản lý đặc thù): giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm…

👉 Mẹo nhỏ: Doanh nghiệp nên kiểm tra chéo hồ sơ trước khi nộp để tránh sai sót. Việc chuẩn bị hồ sơ càng đầy đủ và chính xác, quá trình khai báo hải quan tại cảng Cái Mép càng thuận lợi, giảm nguy cơ bị phân luồng vàng hoặc đỏ gây tốn thời gian và chi phí.

---

2. Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) từ hãng tàu

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, bước tiếp theo là đổi lệnh giao hàng (D/O) tại hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển – đây là chứng từ bắt buộc để lấy container ra khỏi cảng Cái Mép.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đổi lệnh D/O:

• Vận đơn (Bill of Lading – B/L): bản gốc hoặc xác nhận telex release.

• Giấy giới thiệu công ty: ghi rõ họ tên, chức vụ, người được ủy quyền đi nhận lệnh.

• Chứng minh nhân dân/CCCD của người đi làm thủ tục (nếu hãng yêu cầu).

Các khoản phí cần thanh toán:

• Phí D/O: dao động 1 – 3 triệu đồng/container tùy hãng tàu.

• Phí CIC (Container Imbalance Charge).

• Phí THC (Terminal Handling Charge).

• Phí vệ sinh container và phụ phí khác (nếu có).

👉 Lưu ý quan trọng:

• Chỉ khi doanh nghiệp có Lệnh giao hàng (D/O) thì container mới được phép lấy ra khỏi cảng Cái Mép.

• Nên photo và scan D/O để lưu trữ, tránh thất lạc trong quá trình làm thủ tục.

---

3. Khai báo hải quan điện tử trên VNACCS/VCIS

Sau khi có Lệnh giao hàng (D/O), doanh nghiệp cần tiến hành khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Các thông tin cần khai báo trên tờ khai:

• Mã HS code chính xác của hàng hóa.

• Số lượng, trọng lượng hàng nhập khẩu.

• Trị giá hải quan (theo Invoice).

• Thuế suất áp dụng: thuế nhập khẩu, thuế GTGT, các loại thuế khác (nếu có).

Kết quả phân luồng từ hệ thống:

• ✅ Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa → chỉ cần nộp thuế là thông quan ngay.

• 🟡 Luồng vàng: Hải quan yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy → doanh nghiệp nộp chứng từ để đối chiếu.

• 🔴 Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ giấy và thực tế hàng hóa → tốn thêm thời gian, cần chuẩn bị kỹ.

👉 Lưu ý quan trọng:

• Khai đúng HS code và trị giá hải quan để tránh rủi ro truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.

• Có thể ủy quyền cho forwarder/đại lý hải quan nếu doanh nghiệp chưa quen thao tác trên VNACCS/VCIS.

---

4. Nộp thuế xuất nhập khẩu

Khi tờ khai hải quan được hệ thống VNACCS/VCIS xác định là có nghĩa vụ nộp thuế, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện thanh toán qua ngân hàng thương mại liên kết với Tổng cục Hải quan.

Các loại thuế phổ biến phải nộp:

• 💰 Thuế nhập khẩu – tính dựa trên trị giá hải quan và mã HS code.

• 💰 Thuế giá trị gia tăng (VAT) – áp dụng cho hầu hết hàng hóa nhập khẩu.

• 💰 Các loại thuế khác (nếu có):

  • Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB).

  • Thuế bảo vệ môi trường.

  • Thuế chống bán phá giá hoặc thuế tự vệ (nếu áp dụng).

Hình thức nộp thuế:

• ✅ Nộp thuế điện tử 24/7 qua ngân hàng thương mại → nhanh chóng, an toàn, hệ thống hải quan cập nhật ngay.

• ✅ Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại ngân hàng (ít phổ biến, tốn thời gian hơn).

👉 Lời khuyên thực tế:

• Nên đăng ký dịch vụ nộp thuế điện tử 24/7 để tránh trễ tiến độ lấy hàng.

• Kiểm tra kỹ số tài khoản kho bạc nhà nước và thông tin nộp tiền để tránh sai sót.

---

5. Làm thủ tục kiểm tra hàng hóa (nếu có)

Trong một số trường hợp, đặc biệt khi tờ khai bị phân luồng đỏ hoặc lô hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, cơ quan hải quan sẽ yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng Cái Mép.

Quy trình kiểm tra hàng hóa:

1. Đăng ký kiểm tra với cán bộ hải quan phụ trách.

2. Mở container dưới sự giám sát của hải quan.

3. Hải quan sẽ tiến hành:

   • Đối chiếu số lượng hàng thực tế so với tờ khai.

   • Kiểm tra chủng loại, chất lượng, xuất xứ hàng hóa.

   • Lấy mẫu (nếu cần) để gửi đi phân tích chuyên ngành.

4. Kết quả:

   • Nếu hồ sơ và hàng hóa khớp đúng → cho phép thông quan.

   • Nếu phát hiện sai lệch → lập biên bản và xử lý theo quy định (có thể bị phạt hành chính hoặc tái xuất).

👉 Lời khuyên thực tế:

• Chuẩn bị nhân lực (bốc xếp, mở container) sẵn sàng để quá trình kiểm tra không bị chậm trễ.

• Nên có đại diện của doanh nghiệp trực tiếp giám sát quá trình kiểm tra để tránh nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa.

• Với hàng hóa dễ hư hỏng hoặc cần bảo quản lạnh, nên trao đổi trước với hải quan để được ưu tiên kiểm tra nhanh.

---

6. Nhận hàng tại cảng Cái Mép

Sau khi hoàn tất thông quan và nộp đủ thuế, doanh nghiệp sẽ tiến hành nhận container tại cảng.

Quy trình nhận hàng:

1. Xuất trình hồ sơ với cảng:

   • Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O).

   • Tờ khai hải quan đã thông quan.

   • Giấy giới thiệu của công ty (nếu có).

2. Thanh toán các khoản phí tại cảng (nếu phát sinh):

   • Phí nâng hạ container.

   • Phí lưu bãi (nếu hàng đã nằm quá thời gian miễn phí).

   • Phí dịch vụ cảng khác (nếu có).

3. Sắp xếp phương tiện vận tải:

   • Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị vận tải hoặc xe đầu kéo để đưa container ra khỏi cảng.

   • Kiểm tra seal container, tình trạng hàng hóa trước khi rời cảng.

👉 Lưu ý quan trọng:

• Thực hiện thủ tục nhận hàng càng sớm càng tốt để tránh phát sinh phí lưu container (demurrage) và lưu bãi (storage) – thường có mức phí rất cao.

• Với hàng hóa dễ hư hỏng hoặc cần bảo quản lạnh, cần ưu tiên lấy hàng nhanh và chuẩn bị phương tiện chuyên dụng (container lạnh, xe tải lạnh).

• Nên kiểm tra kỹ biên bản giao nhận với cảng để tránh tranh chấp về sau.

📌 Ví dụ thực tế:

Một công ty nhập khẩu linh kiện điện tử về cảng Cái Mép. Quy trình nhận hàng diễn ra như sau:

1. Sau khi thông quan:

   • Doanh nghiệp mang Lệnh giao hàng (D/O) và tờ khai hải quan đã thông quan đến bộ phận giao nhận của cảng.

   • Cảng kiểm tra chứng từ, đối chiếu thông tin và xác nhận cho phép lấy container.

2. Phát sinh phí lưu bãi:

   • Do lô hàng về trễ hơn dự kiến, container đã nằm tại cảng 2 ngày vượt quá thời gian miễn phí.

   • Doanh nghiệp phải đóng phí lưu bãi hơn 5 triệu đồng để được kéo container ra.

3. Sắp xếp phương tiện vận chuyển:

   • Công ty liên hệ với đội xe đầu kéo để lấy container ra khỏi cảng.

   • Nếu không bố trí xe kịp thời, phí lưu bãi sẽ tiếp tục tăng lên từng ngày, có thể gấp đôi (10 triệu đồng) chỉ sau 3–4 ngày.

👉 Qua tình huống này, có thể thấy việc chủ động sắp xếp xe vận tải trước khi container cập cảng và làm thủ tục nhanh chóng là cực kỳ quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp tránh tổn thất hàng triệu đồng chi phí phát sinh không đáng có.

---

Kết luận

Quy trình làm thủ tục hải quan tại cảng Cái Mép gồm: chuẩn bị hồ sơ → lấy lệnh giao hàng → khai báo hải quan điện tử → nộp thuế → kiểm tra hàng (nếu có) → nhận hàng tại cảng.

Doanh nghiệp nên nắm rõ các bước này để tiết kiệm thời gian, chi phí, đảm bảo tiến độ sản xuất – kinh doanh.

👉 Nếu bạn là doanh nghiệp mới, chưa có kinh nghiệm khai báo hải quan tại cảng Cái Mép, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp để tránh sai sót và rút ngắn thời gian thông quan.